Как оформить перевод сотрудников на удаленную работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить перевод сотрудников на удаленную работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Внести и согласовать изменения в существующий ТД или заключить допсоглашение разрешено через интернет с последующим обменом оригиналами в бумажном виде. Ознакомить сотрудника с приказом можно посредством электронного документооборота.

Как оформить удаленную работу

Список документов. Соискатель должен предоставить:

• паспорт;
• диплом об образовании;
• СНИЛС;
• ИНН;
• электронную трудовую книжку;
• военный билет (при наличии);
• реквизиты банковской карты.

Набор документов может отличаться в зависимости от условий работы и статуса работника. Например, от самозанятого нужна справка о постановке на налоговый учет.

Договор. Трудовой договор для удаленной работы практически не отличается от стандартного. Однако в нем необходимо прописать:

• Место работы. Указывают название компании, адрес ее регистрации и дополнительно отмечают, что сотрудник выполняет обязанности дистанционно. Адрес сотрудника указывать не нужно.
• Режим труда и отдыха. Если прописать в договоре часы работы, сотрудник будет обязан придерживаться графика. Отсутствие этого пункта позволяет ему определять режим работы самостоятельно. При этом, если работник не будет на связи более четырех часов в течение дня, вы не сможете уволить его за прогул.
• Оборудование и программы. Важно прописать, на чьем оборудовании сотрудник будет работать — на собственном или выданном работодателем. Как вариант, компания может компенсировать затраты на покупку нужной техники.
• Отчетность. Укажите порядок и сроки предоставления отчетов о работе. Часто именно несвоевременную отчетность указывают в качестве причины увольнения.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

• катастрофы природного или техногенного характера;
• производственной аварии;
• пожара;
• наводнения;
• землетрясения;
• эпидемии или эпизоотии;
• любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.

Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.

Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.

В нем следует прописать:

• обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
• список работников, временно переводимых на удаленную работу;
• срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
• порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
• порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
• иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

Это:

• режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
• продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
• условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
• порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

Рабочее время и время отдыха

По новым правилам в ЛНА, трудовом или коллективном договоре можно предусмотреть:

• режим рабочего времени дистанционного работника, а также продолжительность и периодичность выполнения трудовой функции (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Если этого не сделать, то сотрудник будет устанавливать режим рабочего времени по своему усмотрению;
• условия и порядок вызова работника, выполняющего временно дистанционную работу, на стационарное рабочее место или выход его на работу по своей инициативе (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ, см. Пример 6);
• порядок взаимодействия, в том числе передача результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ, см. Пример 7);
• порядок предоставления отпуска для постоянного дистанционного сотрудника (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ).

Нормы об охране труда дистанционных сотрудников остались прежними. Новая статья 312.7 ТК РФ практически дублирует прежнюю ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ об охране труда. Говорится, что в отношении «удаленщиков» работодатель исполняет только обязанности:

• по расследованию и учету несчастных случаев на производстве и проф­заболеваний (абз. 17 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• выполнению предписаний Роструда и его территориальных органов (ГИТ) и рассмотрению представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ и иными законами сроки (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• ознакомлению с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (ст. 312.7 ТК РФ).

Из нового добавлено, что другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции удаленно не распространяются. Однако если такие иные обязанности будут прописаны в трудовом, коллективном договоре или ЛНА, работодателю их придется выполнять.

Вместе с тем уточнений по многим спорным вопросам, которые волновали работодателей и раньше при применении дистанционной работы, сделано не было.

Особенности дистанционной работы

Порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (в том числе расходов на связь и интернет) определяются в дополнительном соглашении к трудовому договору (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

При переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих коммерческую тайну. Поэтому также рекомендуем изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступе к внутренним базам данных и аналогичным внутренним ресурсам. Если сотрудникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи-идентификаторы, то желательно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если ранее этих правил не было, то с ними необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.

Законодательство не устанавливает правил отчета для дистанционных работников о проделанной работе. Однако работодатель может определить порядок, форму и периодичность такого отчета. Условия об этом можно установить в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте, а также включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Аналогичным образом необходимо установить порядок взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении.

Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд

Перевод на удаленную работу может происходить в двух вариантах:

1. Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
2. Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:

• в иное структурное подразделение;
• на другую должность или в другую квалификационную категорию;
• на другой оклад или тарифную ставку.

Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:

• указание на суть вносимого изменения;
• дату начала действия этого изменения;
• перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.

Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте.

Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд?

Перевод на удаленную работу может происходить в 2 вариантах:

1. Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
2. Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:

• в иное структурное подразделение;
• на другую должность или в другую квалификационную категорию;
• на другой оклад или тарифную ставку.

Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:

• указание на суть вносимого изменения;
• дату начала действия этого изменения;
• перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.

Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте.

Переводим офисных сотрудников на дистанционную работу

Дополнительное соглашение № к № от г. , именуемое(ый, ая) в дальнейшем «Работодатель», в лице, действующего(ей) на основании, с одной стороны, и, именуемый(ая) в дальнейшем «Работник», действующий (ая) как физическое лицо, с другой стороны вместе именуемые «Стороны», а индивидуально – «Сторона», заключили настоящее дополнительное соглашение (далее по тексту – «Соглашение») к № от г. (далее по тексту – «Договор») о нижеследующем: 1. Изложить пункт «Договора в следующей редакции: «Работник в рамках возложенных на него функций выполняет следующие обязанности:. 2. Изложить пункт «Договора в следующей редакции: «Работник выполняет трудовую функцию дистанционно (вне места расположения «Работодателя»). 3. Изложить пункт «Договора в следующей редакции: Дата начала дистанционной работы г. 4.

Как оформляется перевод на дистанционную работу?

ТК РФ следует, что место выполнения дистанционной работы расположено вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения либо стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. На наш взгляд, в качестве места работы в трудовом договоре дистанционного работника может быть указана местность, в которой он фактически будет выполнять свою работу. Соответственно, если сотрудник будет исполнять обязанности в другом городе (населенном пункте), речь будет идти об изменении в порядке, предусмотренном ст.
72 ТК РФ, условия о месте работы. Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении соответствующих условий вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если иное не будет предусмотрено самим соглашением (ст. 61 ТК РФ).

Действуем по правилам

Алгоритм перевода работника на онлайн-режим:

1. Работник пишет на имя руководителя заявление в произвольной форме, в котором должен указать причину своего перевода на удаленное исполнение обязанностей.
2. Если работодатель не против такого вида сотрудничества, то в отделе кадров составляется дополнительное соглашение о переводе работника на дистанционную работу.
3. Работник согласовывает новые условия сотрудничества, устанавливая средства связи, контроля и отчетности, и подписывает соглашение.
4. Работодатель издает приказ о переводе работника на дистанционную работу.
5. В личной карточке сотрудника делается соответствующая запись.
6. В кадровик фиксирует норму рабочего времени, которую сотрудник обязан отработать по договору.
7. В трудовой книжке делается запись о переводе работника на дистанционную работу.

Образец дополнительного соглашения можно скачать .

Переводим офисных сотрудников на дистанционную работу

Страховое пенсионное свидетельство Как оформить страховое пенсионное свидетельство дистанционному сотруднику Если сотрудник впервые устраивается на работу, то работодатель обязан оформить ему страховое пенсионное свидетельство (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). При приеме на работу дистанционного сотрудника действует особый порядок.

Сотрудник самостоятельно обращается в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ и получает на себя свидетельство (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ). Данные о полученном свидетельстве сотрудник отправляет работодателю в электронном виде, как и остальные документы, которые сотрудник предъявил при устройстве на работу (ч.

3 ст. 312.2 ТК РФ). Режим работы Как установить режим работы дистанционному сотруднику Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник устанавливает по своему усмотрению.

Изменения в локальных документа организации

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) обязательно должны содержать главу о дистанционных работниках. В том случае, когда глава вносится в уже существующие и утвержденные ранее на предприятии ПВТР, требуется их переутверждение. При этом руководителю нужно обязательно ознакомить всех своих работников с этими изменениями под роспись.

В таких случаях, когда специфика работы не позволяет перевести персонал на удаленную форму, период, в течение которого не осуществляется деятельность, будет оплачиваться как простой по независящим от сторон причинам. А именно в размере не менее 2/3 от тарифной ставки (оклада) (ст.157 ТК), если больший размер оплаты не предусмотрен коллективным договором или другими нормативными актами.

Основные условия работы дистанционных работников прописываются в трудовом договоре, допсоглашении к нему, коллективном соглашении или в локальном нормативном акте. К условиям работы относятся:

• режим рабочего времени;

• правила передачи результатов работы и отчет о ней;

• порядок предоставления отпуска.

При временной дистанционной работе дни отдыха считаются по общим правилам. Время, потраченное на взаимодействие с работодателем, включается в рабочее.

Сейчас в Трудовом Кодексе (ст. 312) закреплено, что работодатель обеспечивает удаленного работника всем необходимым для работы вне офиса: оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и прочее. В случае, если работник будет использовать свою технику для выполнения работы (или арендованную), работодатель выплачивает работнику компенсацию за расходы по использованию этой техники и программ. Сумма компенсации отмечается в трудовом договоре (либо в допсоглашении к нему) или коллективном договоре.

При внесении важных изменений, связанных с переводом работника на удаленную работу, в существующий договор, руководитель должен уведомить об этом сотрудника (для юридического лица – не позднее, чем за 2 месяца до внесения изменений в договор).

К важным изменениям относятся:

• место работы;

• профессиональные обязанности;

• порядок работы;

• начало работы и период труда;

• размер оплаты труда;

• условия труда.

Как составить приказ о переводе работника на дистанционную работу?

Работодатель обязан соблюдать следующий порядок действий при переводе работников на домашний режим труда:

1. Составить списки лиц, кто будет переведен и порядок организации их работы. В порядке необходимо закрепить периодичность и способы обмена данными с удаленными сотрудниками с целью получения ими заданий и направления отчета об их выполнении, использование ресурсов для осуществления работы на дому.
2. Издать приказ о переводе указанных лиц на временный удаленный режим работы.
3. Составить дополнительные соглашения к трудовым договорам указанных работников о внесении соответствующих изменений.

Приказ (распоряжение) является внутренним нормативным актом компании. Он направлен на организацию ее нормальной работы. В тексте документа необходимо перечислить работников или подразделения компании, которые будут переведены во время карантина на дистанционную работу. Перечень работников можно оформить приложением к приказу.

Необходимо указать в приказе:

• основание для перехода на удаленный режим работы – в связи с распространением в РФ коронавируса (COVID-19);
• срок перевода на работу из дома – закрепить конкретными датами или указать, что по особому распоряжению;
• очередность перевода на дистанционный труд – следует использовать, когда работодатель не может одновременно отпустить всех сотрудников. В приказе закрепляется последовательность перевода, исходя из потребностей организации;
• указание специалисту по кадрам о необходимости внесения изменений в трудовые договора указанных в приказе работников.

Допустимо в приказе сформулировать порядок действий, если переведенный на «удаленку» работник внезапно прекратит отвечать на телефонные звонки и электронные письма. Если причиной окажется его халатное отношение к работе, работодатель вправе привлечь к дисциплинарной ответственности.

С текстом приказа обязательно должны быть ознакомлены все сотрудники, временно переведенные на дистанционный труд из дома, что подтверждается их личными подписями.

Как перевести на дистанционную форму

Алгоритм перевода сотрудников в связи с достигнутым соглашением между сторонами на удаленный формат следующий:

1. Определить персональный состав сотрудников, подлежащих переводу.
2. Разработать локальный распорядительный акт об удаленном формате труда с указанием причин, сроков деятельности в подобном формате.
3. Получить заявление сотрудника на перевод на удаленный доступ.
4. Оформить с каждым работником допсоглашение о переводе, указав средства связи, ценности материального формата, требования к организации защиты персональных данных.
5. Оплатить удаленный труд в полном объеме.

Похожие записи:

• Сколько берут риелторы за свои услуги и что входит в их обязанности
• Календарь бухгалтера по УСН на 2023 год
• Как получить земельный участок почти бесплатно. Четыре реальных способа