Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каким образом внести пропущенную запись в трудовую книжку сотрудника?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если в трудовой книжке пропущена запись, то ее добавление не должно нарушать последовательность нумерации, ведущейся в ТК. Она вносится после последней записи — под следующим номером. В графе 2 ставится текущая дата, а не дата фиксируемого события (она отражается в графе 3, где непосредственно указывается пропущенный факт трудовой биографии). Наконец, в графе 4 отражаются реквизиты документа, на основании которого в трудовую книжку вносится дополнительная запись. Обычно это номер и дата соответствующего приказа.
Ошибки в трудовых книжках
Трудовая книжка это один из важных документов, который потребуется гражданину при оформлении своей пенсии. Все записи, которые работодатели вносят в трудовую являются подтверждением страхового стажа работника.
Предположим, что гражданину, работающему на вредных работах или в тяжелых условиях, положена льготная пенсия. И для ее оформления потребуются доказательства, что работа действительно являлась вредной. В этом случае нужно будет, чтобы наименование его профессии, указанной в трудовой, совпадало с наименованием, которое содержится в ЕТКС. Если наименования профессий не совпадают, то гражданину возможно в назначении льготной пенсии откажут. придется собирать дополнительные документы, справки, договора с работодателями и другие бумаги для подтверждения стажа.
В трудовой возможны следующие ошибки:
- неверная информация внесена на титульный лист;
- внесены неверные сведения на другие страницы книжки;
- пропущена запись в трудовой книжке.
Ошибки на титульном листе трудовой книжки недопустимы, в некоторых случаях бланк такой трудовой книжки считается испорченным. При этом составляется соответствующий акт, на основании которого и происходит уничтожение книжки. После этого выписывается новый бланк трудовой, а затраты на нее оплачивает работодатель.
Если ошибки допущены на других листах книжки, то исправления допустимы и имеют определенный порядок. Ошибочная информация признается недействительной, после чего путем внесения новой записи вписываются верные сведения. Нумерация записей при этом должна быть сквозной.
Большие сложности у кадровика возникают, когда ошибкой является пропущенная запись и ее требуется в книжку внести. Причем возможен пропуск следующей информации:
- наименование работодателя;
- сведения о переводе работника;
- запись о службе в армии;
- иная информация.
Если это произошло, то ошибку нужно исправить путем внесения новой записи в трудовую книжку.
Как внести пропущенную запись, если в трудовой книжке уже нет места
Иногда дополнительную запись в трудовую книжку уже просто некуда внести, так как она закончилась. В этом случае к трудовой следует завести вкладыш и внести в него необходимые сведения должный образом. После этого вкладыш потребуется подшить к трудовой книжке. Вкладыш в трудовую представляет собой ее продолжение, потому для удобства рекомендуется прикрепить его в конце книжки. Таким образом будет соблюдаться хронологический порядок записей и в книжке и во вкладыше. Наиболее надежным способом является вшивание бланка в книжку. Для этого используют суровую нитку и делают при этом по 3-5 проколов.
После этого на первой странице проставляется штамп, а также указываются реквизиты вкладыша, его серия, номер и дата выдачи. При этом следует помнить, что без трудовой книжки вкладыш не будет иметь юридической силы.
Вне зависимости от того, где работает сотрудник, в государственной организации или у индивидуального предпринимателя, его трудовая книжка должна соответствовать всем нормам действующего законодательства. В обоих случаях порядок ее заполнения будет практически одинаковым. При внесении записей в книжку, в том числе и пропущенных, необходимо придерживаться следующих правил:
- Данный документ ведется исключительно на русском языке;
- Нельзя использовать сокращения, в том числе и в заполнении должностей и приказов;
- В документе не должно быть пропущенных строк;
- Каждая запись с новой строки должна иметь свой порядковый номер;
- Все даты вписываются арабскими цифрами.
Рассмотрим порядок действий работодателя, которому, например, нужно внести пропущенные сведения о переводе работника на другую должность. Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, для ее исправления совсем не обязательно идти к бывшему руководителю. Сделать это можно и в организации, в которой вы трудитесь в настоящее время. Итак, при обнаружении пропущенных сведений в трудовой книжке кадровик должен:
- Поставить номер порядковой записи;
- Указать дату внесения изменений;
- Вписать название компании, которая допустила ошибку;
- Внести пропущенную информацию;
- Ознакомить с данной записью сотрудника.
Порядок действий сотрудника
Правом вести трудовые книжки сотрудников фирм и вносить недостающую информацию наделен довольно узкий круг специалистов. Как правило, ответственность за допущенные ошибки несет сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер. Но что делать, если пропущенную запись обнаружил владелец книжки? Так, ему нужно предпринять следующие действия:
- Собрать документы, в которых содержатся необходимые данные;
- Написать заявление с просьбой о внесении пропущенных сведений;
- Подать заявление на подпись директору компании;
- Ознакомиться с приказом о внесении изменении в трудовую книжку;
- Подать заявление вместе с документами в кадровую службу;
- Поставить свою подпись рядом с новой записью.
Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то к этой инструкции добавляется еще один пункт – подача заявления на имя бывшего работодателя. Оно составляется в простой письменной форме и должно содержать просьбу о внесении пропущенных сведений в книжку. Нужно помнить, что если данный документ не будет содержать личной подписи заявителя, он будет считаться недействительным. Приказ же, составленный на основании заявления, должен иметь свой номер и дату составления – эти сведения также указываются в документе.
Порядок заполнения трудовых книжек необходимо знать каждому кадровику. Это поможет не допускать ошибок и избежать недоразумений при обращении сотрудника в Пенсионный Фонд. Кроме того, для внесения пропущенных записей могут понадобиться следующие документы:
- Внутренние документы предприятия;
- Личная карточка сотрудника;
- Трудовой Кодекс РФ;
- Правила ведения и хранения трудовых книжек.
Все дополнения в трудовую книжку должны быть внесены на основании соответствующих приказов и распоряжений компании. Если организация, в которой работал владелец трудовой, ликвидировалась или реорганизовалась, и ее руководитель не может предоставить необходимые бумаги, текущий работодатель должен сделать запрос на предоставление выписок из архива. Обратите внимание, что свидетельские показания не могу служить основанием для внесения каких-либо записей в трудовую книжку.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Записи в трудовой книжке
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении работодатель вносит в трудовую книжку.
Записи делают на основании соответствующего приказа или распоряжения работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Запись о приеме на работу должна быть занесена в трудовую книжку работника, если он проработал на предприятии или у ИП больше пяти дней, и эта работа является основной. Днем отсчета считают день, когда сотрудник приступил к работе.
Делая запись о приеме на работу, в трудовой книжке указывают:
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки
На титульном листе кадровик компании может ошибиться при указании Ф. И. О. специалиста, его даты рождения, а также уровня образования.
П. 7 Правил предписывает в случае ошибки в личных данных специалиста:
Указанный выше порядок применяется как в случае, если изначально информация о специалисте была внесена неверно, а ошибку нашли только спустя годы, так и если, например, сотрудница сменила фамилию в связи с замужеством.
Образец внесения с 1 сентября 2021 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно:
Если на титульном листе необходимо отразить актуальную информацию об уровне образования работника (к примеру, он был бакалавром, а стал магистром), зачеркивания также не нужны. Достаточно просто прописать сведения, соответствующие действительности на текущий момент (п. 8 Правил).
Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе:
А как исправить запись в трудовой книжке, сделанную не на титульном листе, а в других разделах? Расскажем далее.
Если предприятие, где допустили ошибку, реорганизовано, ищите правопреемника и именно ему направляйте все запросы. Может быть и так, что обратиться к предыдущему работодателю невозможно − предприятие ликвидировано.
«Если ошибку в трудовой допустили в компании, которая уже не существует, сотрудник на новом месте должен написать заявление с просьбой внести изменения. К нему должна быть приложена выписка из ЕГРЮЛ ― ее можно получить в налоговой по месту учета прежнего работодателя, а также все имеющиеся документы, которые могут подтвердить ошибочность записи. Если таковых нет, сделайте запрос в Госархив. Согласно Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 личные дела сотрудников ликвидированных организаций хранятся в течение 75 лет. Собранные материалы станут основанием для внесения изменений», ― разъясняет ситуацию руководитель проектов по управлению персоналом компании СКБ Контур Ирина Савельева.
Как видим, исправить даже одну букву может быть очень непросто. Поэтому отнеситесь предельно внимательно к заполнению трудовой. А кроме того, принимая человека на работу, дайте ему проверить его документ. Быть может, это избавит вас и вашего нового сотрудника от множества лишних хлопот.
Где закреплены правила добавления записи
Существует два основных документа, регламентирующих, как нужно заполнять трудовые книжки:
правила по их ведению – постановление Правительства РФ № 225, от 16.04.2003;
инструкция по заполнению ТК – постановление Минтруда РФ № 69, от 10.10.2003.
Однако, в основном, они разъясняют, как исправить существующую запись, а не добавить ту, что была пропущена, «задним числом». Поэтому внесение пропущенной записи в трудовую книжку делается с учетом сложившейся практики делопроизводства, а также общих требований, содержащихся в правилах и инструкции.
Добавить забытую запись может и последний работодатель, к ошибке непричастный, и тот, который ее допустил (п. 27 Правил). Но в первом случае владельцу трудовой книжки нужно документально подтвердить сведения, вносимые в документ. Ни его устное или письменное заявление, ни свидетельские показания не являются достаточным основанием для добавления какой-либо записи (п. 29 Правил). Работнику нужно получить у прежнего работодателя справку, подтверждающую достоверность сведений, которые он просит дописать в ТК. К ней обычно прилагаются копии приказов – о приеме и увольнении владельца трудовой книжки.
Если «забывчивого» работодателя более не существует, или по каким-то иным причинам не удается получить от него справку, сотрудник должен предоставить иные документы, свидетельствующие, что добавляемый факт имел место в его трудовой биографии. Например, убедительными доказательствами служат трудовой договор, судебное решение, приказ об увольнении и т.п.
Как внести пропущенную запись о переводе в трудовую книжку
Если при заполнении сведений о работе была упущена информация о переводе, а следующая запись датируется передним числом, то нельзя признавать предыдущие данные неверными (в связи с правильностью написания). Вполне законным способом является написание пропущенной информации ниже под всеми сделанными до этого записями.
Первая графа заполняется по правилам, то есть нумерация не сбивается в любом случае, ставится номер записи по порядку. Во второй графе необходимо указать число, месяц, год по факту (сегодняшняя дата). Дата перехода и начала работы на новом месте (должности) прописывается в третьей графе после слова «переведен». Затем пишется, куда и на какую должность было произведено действие перевода. Документ, который является основанием изменений, необходимо указать в последней графе (наименование, номер, дата).
Чтобы избежать неприятных последствий, сотруднику выдается определенная документация подтверждения стажа (справка, копии приказа и так далее).
Как правильно исправить записи о работе в трудовой книжке
В трудовой книжке пропустили запись Вы по какой-то причине пропустили запись в трудовой книжке, например о переводе сотрудника на другую работу. Конечно, эти сведения надо отразить. Но как это сделать? Сейчас подскажем.
Итак, внесите пропущенную запись после всех заполненных строк в разделе «Сведения о работе». Ведь отменять те записи, которые по хронологии должны были следовать за ней, оснований нет.
Признать недействительной можно только неправильную или неточную запись (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции). Правила и Инструкция предусматривают всего три даты, которые требуется вносить в графу 2: день приема на работу, увольнения и внесения записи. Очевидно, что напротив недостающей записи можно отразить только дату ее внесения. А вот дату пропущенного события можно зафиксировать в графе 3 той же строки.
Как дописать пропущенную запись в трудовой книжке
Главная → Бухгалтерские консультации → Трудовая книжка Обновление: 19 декабря 2016 г. На практике встречаются ситуации, когда в трудовой книжке отражаются не все записи, которые должны в ней быть.
Например, работника перевели в обособленное структурное подразделение предприятия в другой город без изменения должности. Кадровая служба не внесла соответствующую запись в трудовую книжку.
Впоследствии работник получил другую должность с внесением записи в трудовую книжку. В этом случае потребуется внесение пропущенной записи в трудовую книжку.
Допустимо перечеркивание лишь персональных данных, если в процессе трудовой деятельности сотрудник поменял фамилию или изменились сведения о его образование, с уточнением актуальной на момент исправления фамилии, которую носит работник на основании документов, ссылка выносится на внутреннюю сторону обложки трудового документа. Могут быть перечеркнуты сведения об образовании, если, например, при устройстве на работу было неоконченное высшее, по окончанию учебного заведения сведения могут быть исправлены либо дополнены при получении второго образования.
При любых допущенных ошибках уже в самих сведениях, касающихся трудовой деятельности или поощрений за добросовестное отношение к своим обязанностям, исправления недопустимы. В соответствии с п.1.2 Инструкции, запись за указанным порядковым номером может быть признана недействительной.
- Ссылка на приказ в такой записи обязательна.
- Исправление записи, если ошибка обнаружена после увольнения. Бывает, что ошибка обнаруживается только после увольнения, когда работник внимательно прочитает записи в своей книжке. Неужели нужно отменять все записи и записывать заново? Нет, не нужно. Достаточно исправить только ошибочную запись. Но поскольку работник уже не ваш, то такая запись имеет свои особенности. Сначала нужно снова написать полное и краткое название организации (полное имя ИП) как при приеме на работу.
- Ниже, в графе 1, поставить следующий порядковый номер записи.
- В графе 2 указать дату внесения записи. Обычно дата совпадает с датой увольнения работника, но может быть произведена и позже.
- В графе 3 отменяем ошибочную запись: «Запись за № недействительна».
Также на один месяц работника могут перевести без его согласия в особых случаях. Как внести пропущенную запись о переводе в трудовую книжку Если при заполнении сведений о работе была упущена информация о переводе, а следующая запись датируется передним числом, то нельзя признавать предыдущие данные неверными (в связи с правильностью написания).
Вполне законным способом является написание пропущенной информации ниже под всеми сделанными до этого записями. Первая графа заполняется по правилам, то есть нумерация не сбивается в любом случае, ставится номер записи по порядку.
Во второй графе необходимо указать число, месяц, год по факту (сегодняшняя дата). Дата перехода и начала работы на новом месте (должности) прописывается в третьей графе после слова «переведен».
Таким образом, есть разные ситуации, при которых записи признают неправильными. К ним относят следующие:
- если сведения указаны чернилами, которые не соответствуют стандарту или стиль нарушен в общем;
- если обозначены не те персональные сведения, а также дата устройства на работу, увольнения и причина, должность;
- если имеются неполные данные.
Так же следует учитывать и то, что за хранение книжек, ответственность ложится на руководителя. Кадровик будет отвечать в случае, если имеется распоряжение директора, и соответствующее положение имеется в инструкции. Если документ будет утерян, то ответственное лицо понесет такое наказание:
- сотруднику кадрового отдела придется заплатить штраф от тысячи до полутора тысяч рублей;
- работодателя ждет взыскание от тридцати тыс. руб. до пятидесяти тыс. руб., либо приостановка работы всей организации до трех месяцев.
Даже в тот промежуток времени, когда работник берет трудовую книжку из отдела кадров с целью предоставить в ПФР, оставив при этом расписку, ответственность с кадровика не снимается. Поэтому ему рекомендуется лично отнести трудовую в Пенсионный фонд или оформить копию документа, заверенную у нотариуса.