Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Создание реестра договоров в Битрикс24 для сервисной компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реестр договоров используется участниками договорного процесса для учета заключенных сделок и является инструментом внутреннего делопроизводства. Любая сделка после подписания регистрируется ответственными лицами. После того как договор поступил на регистрацию, ему присваивается уникальный номер, за которым он числится в организации.
Для чего нужны реестры: общие положения
Стандартной формы реестра договоров нет, поэтому каждая организация составляет его самостоятельно исходя из своих потребностей и специфики деятельности. В реестр контрактов, заключенных заказчиками, включается такая информация:
- наименование заказчика и поставщика;
- цена контракта;
- источник финансирования;
- идентификационный код закупки;
- способ определения поставщика;
- дата подведения результатов закупочной процедуры;
- объект закупки;
- реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта.
Это указано в ч. 2, 3 ст. 103 44-ФЗ.
Скачать образец документа
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ОБРАЗЕЦ
Выписка из реестра контрактов по Российской Федерации
---------T---------T----------T--------------T---------T----------T-----------T-------------T------------T----------¬
¦Номер ¦ Номер ¦ Дата ¦ Заказчик ¦Источник ¦ Способ ¦ Номер ¦ Дата ¦Реквизиты ¦ Контракт ¦
¦реестро-¦изменения¦последнего+------T---T---+финанси- ¦размещения¦извещения о¦ проведения ¦документа, +----T-----+
¦вой за- ¦ ¦изменения ¦наи- ¦ИНН¦КПП¦рования ¦ заказа ¦ проведении¦ аукциона ¦подтвержда- ¦дата¦номер¦
¦писи ¦ ¦ записи ¦мено- ¦ ¦ ¦контракта¦ ¦ торгов ¦ (подведения ¦ющего осно- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦вание ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ итогов ¦вание заклю-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦конкурса, или¦чения конт- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ итогов ¦ракта ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ запроса ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ котировок, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ или итогов ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ торгов на ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ товарной ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ бирже) ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+---------+----------+------+---+---+---------+----------+-----------+-------------+------------+----+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
+--------+---------+----------+------+---+---+---------+----------+-----------+-------------+------------+----+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------+---------+----------+------+---+---+---------+----------+-----------+-------------+------------+----+------
-----------------------------------------------------T------------------------------------------------¬
¦ Предмет контракта ¦ Информация о поставщиках (исполнителях, ¦
¦ ¦ подрядчиках) по контракту ¦
+-----------T-------T---------T--------T------T------+------------T-----------T----T---T------T-------+
¦наименова- ¦код ¦ единица ¦цена за ¦коли- ¦сумма,¦наименование¦ место ¦ИНН ¦КПП¦статус¦телефон¦
¦ние това- ¦продук-¦измерения¦единицу,¦чество¦рублей¦юридического¦нахождения ¦ ¦ ¦ ¦(факс) ¦
¦ров, работ,¦ции ¦ по ОКЕИ ¦ рублей ¦ ¦ ¦лица (ф.и.о.¦ (место ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦услуг ¦по ОКП ¦ ¦ ¦ ¦ ¦физического ¦жительства)¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ лица) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+-------+---------+--------+------+------+------------+-----------+----+---+------+-------+
¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦ 17 ¦ 18 ¦ 19 ¦ 20 ¦ 21 ¦ 22 ¦23 ¦ 24 ¦ 25 ¦
+-----------+-------+---------+--------+------+------+------------+-----------+----+---+------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+-------+---------+--------+------+------+------------+-----------+----+---+------+--------
-----------------------T-----------------------------------------¬
¦ Дата исполнения ¦ Прекращение действия контракта ¦
¦ контракта ¦ ¦
+----------T-----------+-------------------T-----T---------------+
¦ по ¦фактически ¦фактически оплачено¦дата ¦ основание и ¦
¦контракту ¦ ¦заказчиком, рублей ¦ ¦ причина ¦
+----------+-----------+-------------------+-----+---------------+
¦ 26 ¦ 27 ¦ 28 ¦ 29 ¦ 30 ¦
+----------+-----------+-------------------+-----+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----------+-----------+-------------------+-----+----------------
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Реестр: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Реестр» по всему сайту
- «Выписка из реестра контрактов по Российской Федерации».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Выписка из реестра лицензий на осуществление космической деятельности
- Выписка из реестра федерального имущества
- Выписка из реестра лицензий на разработку и (или) производство средств защиты конфиденциальной информации
- Выписка из сводного реестра поступлений и выбытий
- Городской реестр молодежных и детских объединений, имеющих право на муниципальную поддержку города Жуковского Московской области
- Государственный реестр плюсовых деревьев в лесных селекционно-семеноводческих объектах
- Государственный реестр государственных воздушных судов государственной авиации (образец)
- Государственный реестр органов по сертификации, испытательных лабораторий и сертификационных центров, аккредитованных в системе сертификации в области пожарной безопасности в Российской Федерации
- Государственный реестр экспертов, аттестованных в системе сертификации в области пожарной безопасности в Российской Федерации
- Государственный водный реестр
Каковы сроки внесения контракта по 44-ФЗ в реестр в 2022 году
Правила были обновлены. Если в соответствии с Законом №44-ФЗ контракт, документ о приёмке, соглашение об изменении контракта, соглашение о расторжении контракта, решение об одностороннем отказе от исполнения контракта подписаны с использованием ЕИС, такие документы, а также информация, содержащаяся в них и подлежащая включению в реестр контрактов, направляется с использованием ЕИС для включения в реестр контрактов в порядке, установленном в соответствии с частью 6 статьи 103:
- не позднее трёх рабочих дней со дня, следующего за днём подписания таких контракта, соглашений и решения;
- в день подписания документа о приёмке.
Преимущества для поставщика в реестре контрактов
Умение грамотно пользоваться реестром контрактов и изучать содержащиеся в нём сведения — ценный навык для поставщиков и тендерных специалистов. Информация даёт возможность сформировать мнение о том, насколько благонадёжным является заказчик. Также здесь содержатся полезные данные об уже проведённых закупочных процедурах, контрагентах конкретного заказчика. Так что, можно получить подробно информацию о заказчике и потенциальных конкурентах сразу.
Поставщикам следует научиться пользоваться РК, так как информационная база позволяет создать документ для подтверждения собственной благонадёжности. Данные окажутся полезными при применении антидемпинговых мер, если поставщик снизил НМЦК на 25% и более. В этом случае сведениями из реестра контрактов поставщик может подтвердить свою добросовестность и не вносить увеличенное обеспечение контракта.
Не менее важной информация окажется и в случае необходимости подтвердить благонадёжность заказчика.
Нормативное регулирование и последние изменения
Обязанность вести и публиковать перечень соглашений установлена ст. 4.1 федерального закона №223-ФЗ. В развитие положений этой статьи правительством РФ издано постановление №1132 от 31.10.2014 и приказ Минфина №173н от 29.12.2014, которые утвердили правила ведения такого перечня, в том числе:
С 22 февраля 2021 года заработает приказ Минфина №343н от 31.12.2020, который внес правки и уточнения в порядок ведения реестра сделок по 223-ФЗ в рамках приказа Минфина №173н от 29.12.2014. В частности, заказчики начнут указывать информацию по соглашениям с самозанятыми. Подробнее: «Как самозанятые участвуют в закупках: возможности, правила, преимущества».
Кроме этого, приказ №173н сделали соответствующим актуальному законодательству о закупках отдельными видами юрлиц (223-ФЗ): изменили правила заполнения сведений о стране происхождения товара. Теперь ее указывают и при внесении сведений о сделках на выполнение работ (оказание услуг), в которых поставляется товар. Этот же порядок применяется и для данных о цене единицы товара.
При внесении данных об итогах выполнения обязательств, в т. ч. оплаты, наряду с другими сведениями заказчики начнут указывать и такие данные:
При внесении данных об объеме финобеспечения договора за счет средств субсидии, которая предоставлялась для выполнения нацпроектов, в т. ч. федеральных, и комплексного плана модернизации и расширения магистральной инфраструктуры, заказчики начнут указывать такие данные:
С 1 января 2021 года вступило в силу постановление правительства №1799 от 07.11.2020, которое уточнило, когда отправляют сведения о выполнении обязательств, — в течение 10 дней, в т. ч. со дня приемки или оплаты договора. С этой даты наряду с другой информацией в реестр вносят сведения о цене единицы товара, работы или услуги.
С 1 июля 2020 года вступило в силу постановление правительства №523 от 16.04.2020, изменившее пункт 19 правил ведения перечня. По новым правилам Минпромторг получил доступ к закрытой части перечня, скорректированы права доступа Счетной палаты.
Реестр договоров: когда понадобится и как вести
реестр договоров — это отдельный перечень соглашений, которые компания заключает в процессе своей бизнес-деятельности. Реестр договоров создают для учета договоров и контроля за их хранением. Договоры по завершенным сделкам хранят еще некоторое время, чтобы компания могла подкрепить свою позицию в арбитражном споре. Если в компании большой поток документов, отдельный список договоров позволит упорядочить работу. дают эксперты Системы Юрист. Для учета договоров оформите отдельную таблицу Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы.
Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами. Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале. Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров. Пять полезных документов для юриста компании Возражение на судебный приказ Ходатайство об уточнении исковых требований в гражданском процессе Жалоба на бездействие судебных приставов График дезинфекции помещений во время пандемии Уведомление о расторжении договора аренды Обратите внимание на статьи в журнале «Юрист компании» Почему не следует использовать банковские дни в договорах Первый Пленум ВС по заключению и толкованию договора Как выйти из убыточного договора Изменение и расторжение договора в связи с существенным изменением обстоятельств Внесите в реестр не только список договоров, но и данные по каждому соглашению Независимо от того, какую форму реестра договоров выбрала компания (бумажную или электронную), в таблице недостаточно указать только реквизиты договора. Это будет малоинформативно. Ведение реестра договоров должно позволять оперативно получить информацию по сделкам компании. Лучше, если вместе с реквизитами вносить конкретные сведения по сделке. Например, в первую колонку таблицы вписывать дату и номер договора, а в остальных колонках этой же строки отражать: Предмет договора.
Здесь указывают вид договора, а также предмет исполнения (например, «договор поставки» и «получение такой-то оргтехники для офиса»). Срок договора. Здесь указывают дату, когда договор прекратит действовать. Если договор заключили не неопределенный срок, отмечают «бессрочный». В случае пролонгации договора нужно отметить в этой графе «продлили до такого-то числа» или «продлили без указания числа». Если договор уже прекратил свое действие, это также нужно отметить в данной графе реестра договоров с контрагентами. Название компании-контрагента, а также его реквизиты. Указывают полное и сокращенное наименование, адрес места нахождения, ИНН, ОГРН и т. д. Цену договора. Здесь нужно указать не только стоимость сделки, но и порядок, в котором стороны договорились вести взаиморасчеты. Если сделка подразумевает равные периодические платежи, можно вписать сумму такого платежа и период, за который ее нужно вносить. Например, указать размер месячной арендной платы по сделке об аренде.
Правила ведения реестра договоров
Согласно положениям ст. 4.1 223-ФЗ, заказчик обязан передать в реестр сведения о заключении контракта, даже если он был подписан не по результатам торговой закупочной процедуры, а через закупку у единственного поставщика.
Полномочиями в части ведения такого реестра и проверкой представленных сведений наделено Федеральное казначейство. Если проверка представленных сведений прошла успешно, то сведения о подписанном контракте передаются в реестр, и для них создается отдельная реестровая запись. О ней участникам сообщают в течение рабочего дня. Номер закупки указывают в документах на поставку работ, услуг и товаров.
Заказчик передает в казначейство сведения о проводимой государственной закупке и подписанном контракте.
Заказчик вправе выбрать любой предпочтительный способ для передачи сведений: с помощью «Электронного бюджета» или стандартного интернет-сообщения. У контролирующей инстанции будет 3 рабочих дня с момента получения информации на ее проверку. По результатам контролирующих мероприятий Федеральное казначейство должно оповестить заказчика. Если в представленных сведениях будут обнаружены ошибки, то заказчику по 223-ФЗ направляется соответствующий
протокол
и дается срок на устранение замечаний.
Для некоторых действий предусмотрены другие сроки. Сведения о подписании договора субподряда передаются в реестр в течение 3 рабочих дней, данные о внесении изменений в контракт через подписание и расторжении договора – в течение 10 дней после наступления указанного события. Информация по результатам исполнения контракта или отдельного его этапа включается в реестр в течение 10 дней после наступления такого события. Заказчик вправе сам решать, в каком порядке передается информация в реестр – поэтапно или после завершения исполнения контракта.
Хотя правила не конкретизируют, о каких днях (календарных или рабочих) идет речь, но заказчикам следует ориентироваться на календарные дни, чтобы не возникало рисков привлечения к административной ответственности. При этом если последний день из указанных сроков является выходным, то сведения передаются в ближайший рабочий день.
Минфином и Минэкономразвития в письмах №02-04-11/41911 от 2015 года, №ОГ-Д28-1574 от 2016 года рекомендуется включать в Положение о закупке порядок и сроки передачи сведений об исполнении отдельных этапов.
Информация о коде объекта указывается, в т. ч. если заключается госконтракт, предметом которого является приобретение объектов недвижимого имущества, подготовка проектной документации или выполнение инженерных изысканий, выполнение работ по строительству, реконструкции или капремонту, сносу объектов капстроительства (в т. ч. линейных объектов) и контрактов жизненного цикла, предусматривающих проектирование, строительство, реконструкцию, капремонт объекта капстроительства.
Определили, что в закупках товара, который поставляется при выполнении работ по строительству, реконструкции, капремонту, сносу объекта капстроительства данные о стране происхождения такого товара формируются для товара, который по законодательству принимается заказчиком к бухучету как отдельный объект основных средств.
ВАЖНО!
Кроме этого, постановление уточнило, что с 01.10.2020, если нет уведомления о соответствии установленным требованиям проекта контракта, который направляется участнику закупки без использования ЕИС (в закупках у единственного контрагента в ряде случаев), казначейство при формировании реестровой записи ставит отметку о непроведении проверок:
- объема финобеспечения для закупки, информация о котором содержится в объектах контроля;
- информации об ИКЗ.
Ключевые положения не изменили. Собрали в таблицу нововведения.
| Дата вступления в силу изменений | Суть изменений |
|---|---|
| 07.08.2019 |
Отправляйте документы в реестр в виде скан-копии оригинала или в форме электронного документа, если его формировали в таком виде. |
| 28.09.2019 |
Формируйте по-новому данные об объекте закупки. В системе «Электронный бюджет» указывайте код объекта закупки по каталогу товаров, работ и услуг (если он есть). По этому коду система сама соберет информацию:
|
| 01.10.2019 | Когда формируете информацию о цене контракта, отражайте размер аванса по конкретному этапу выполнения контракта (если этапы и авансирование по ним предусмотрены соглашением). |
| 01.10.2019 | Отражайте в системе факт того, что суд признал госконтракт недействительным. |
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: .
Образец журнала регистрации договоров и правила оформления
Вести журнал может:
- секретарь
- другой помощник руководителя
- юрисконсульт
- делопроизводитель
- бухгалтер
- сотрудник отдела кадров и другие работники, уполномоченные руководителем.
Порядок ведения, примеры заполнения формы журнала необходимо уточнить в отдельной инструкции, которая утверждается распоряжением руководителя. При этом компания может выбрать абсолютно любую форму ведения, поскольку единый образец не разработан.
На титульном листе содержится название документа, указывается ФИО и должность ответственного за его оформления, а также дата начала ведения (в конце прописывают дату окончания). Сам перечень соглашений оформляется в виде таблицы, которая содержит такие данные:
- номер и дата подписания;
- вид договора;
- название контрагента, адрес либо ФИО сотрудника, с которым подписан трудовой договор;
- кто из сотрудников подписал соглашение от имени компании – ФИО, должность;
- количество экземпляров;
- вид документа – оригинал или копия;
- место хранения (в конкретном отделе, у сотрудника, в филиале и т.п.).
Образец заполненного бланка журнала регистрации договоров выглядит так.
Что касается регистрации трудовых договоров, здесь есть своя особенность. Как правило, в таком бланке содержится дополнительная графа, в которой сотрудник обязан поставить свою подпись. Она подтверждает факт получения оригинала трудового соглашения на руки (обычно подпись ставят в первый день трудоустройства).
Для создания журнала можно приобрести специальный бланк с прошитыми страницами, завести отдельную тетрадь или сшить несколько десятков/сотен листов А4, приклеив титульный лист и корочку. Заполнять реестр можно рукописным или печатным способом. Для этого применяется синяя либо черная ручка. Исправления, зачеркивания и помарки не допускаются.
Расчеты с поставщиками и подрядчиками предполагают возникновение в учете дебиторской и кредиторской задолженности.
Дебиторская задолженность — это сумма обязательств, причитающихся учреждению со стороны других организаций, а также граждан, являющихся их должниками, дебиторами. В бухгалтерском учете под дебиторской задолженностью, как правило, понимаются имущественные права, представляющие собой один из объектов гражданских прав. Для учета дебиторской задолженности при расчетах с поставщиками и подрядчиками обычно используется счет 0206 00000 «Расчеты по выданным авансам».
Кредиторская задолженность — это денежные средства, временно привлеченные учреждением, подлежащие возврату юридическим или физическим лицам, у которых они заимствованы и которым они не выплачены. В учете государственного (муниципального) учреждения указанная задолженность сконцентрирована на счетах 030220000 «Расчеты по работам, услугам», 0 302 30000 «Расчеты по поступлению нефинансовых активов».
Следовательно, объектом проверки будет вся информация, связанная с использованием перечисленных счетов, отражаемая в регистрах бухгалтерского учета.
Программа для учета договоров
Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:
- трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
- риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
- отсутствие связи с историей согласования и переписки.
Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры»
В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов.
Используется участниками договорного процесса для учета заключенных сделок и является инструментом внутреннего делопроизводства. Любая сделка после подписания регистрируется ответственными лицами. После того как договор поступил на регистрацию, ему присваивается уникальный номер, по которому он будет числиться в организации.
Стандартной формы реестра договоров нет, поэтому каждая организация составляет его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Для простоты многие ведут реестр договоров в excel, бланк скачать можно будет в нашем материале. В реестр договоров по 44-ФЗ, образец которого можно скачать в статье, включается следующая информация (ч. 2, 3 ст. 103 44-ФЗ):
- наименование заказчика и поставщика;
- цена контракта;
- источник финансирования;
- способ определения поставщика;
- дата подведения результатов закупочной процедуры;
- объект закупки;
- реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта
В реестр контрактов по 44-ФЗ можно включать и другие сведения при необходимости. Ведется реестр договоров в excel, образец будет представлен далее.
Предустановленного унифицированного образца журнала учета договоров не существует. Поэтому графы и таблицы реестра, подлежащего заполнению, предприятия разрабатывают самостоятельно, руководствуясь собственными потребностями.
Более того, вести реестр можно как в бумажном, так и в электронном виде. Объем, количество страниц и прочие элементы также определяются самостоятельно. Однако следует придерживаться принципа, что единожды разработанная форма реестра должна соблюдаться постоянно. Так:
- в бумажном реестре страницы должны быть прошиты и пронумерованы;
- в реестре не должны допускаться помарки и исправления, а если исправления вносятся, они должны быть удостоверены подписью лица, ответственного за ведение реестра.
Для учета договоров оформите отдельную таблицу
Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами. Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале. Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.