Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые документы для микропредприятия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.
Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:
-
акты о повышении квалификации сотрудников;
-
положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;
-
акты о дисциплинарной ответственности работников;
-
положение о прохождении персоналом медосмотра.
Особенности кадрового документооборота у микропредприятий
При этом за Федеральный закон от 3 июля 2016 года разрешает микропредприятиям упрощённое ведение кадровых документов.
В частности, микропредприятия с работниками могут полностью или частично отказаться от принятия ЛНА, которые содержат нормы трудового права. К таким локальным нормативным актам относятся следующие документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о премировании;
- положение об оплате труда;
- график смен и другие ЛНА.
Что такое локальные нормативные акты: расшифровка ЛНА и смежных понятий
В соответствии со ст. 5 Трудового кодекса России, взаимоотношения между работодателями, сотрудниками, партнерами и потребителями регулируются не только законами, действующими на территории страны, но и внутренними положениями самого предприятия. Конечно же, юридическое лицо устанавливает какие-либо правила только в пределах собственной компетенции, с учетом всех допустимых регламентов. Исходя из определений, представленных в ст. 8 ТК РФ, можно понять, что под термином о классическом НПА принято понимать документ, содержащий нормы трудового права, и принимаемый корпорацией в дозволенных рамках.
Примерами подобной документации становятся всевозможные нормативы текущего распорядка, графики отпусков, таблицы рабочих смен, должностные инструкции, положения о коммерческой тайне, свидетельства об обработке персональных данных третьих лиц и так далее. Как уже говорилось ранее, полный перечень ЛНА варьируется в зависимости от запросов и рода деятельности самой организации.
Порядок принятия локальных актов
Нетрудно догадаться, что разработка ЛНА — это процедура, реализуемая в соответствии с максимально комплексным, пошаговым и всесторонним подходом. Эксперты, отвечающие за делопроизводство в рамках тех или иных крупных фирм, всегда делят подобную работу на перечень основных, самых важных этапов:
- первичное, базовое оформление;
- согласование и аналитика;
- внесение необходимых поправок;
- утверждение со стороны руководства;
- введение в правоприменительное поле;
- контроль исполнения.
Причем согласно ст. 372 ТК РФ, человек, ответственный за реализацию всего комплекса операций, должен направить итоговый, готовый к запуску бланк на рассмотрение в орган первичной профорганизации. В роли таковой также может выступать любая другая аналогичная структура, которая занимается представлением интересов сотрудников в течение всего времени их взаимоотношений с работодателями.
Локальным нормативным актом организации не является документ, не принятый специалистами указанной надзорной службы. Конечно, отказать во вступлении той или иной бумаги в силу профсоюз (или его аналог) может исключительно при наличии веских оснований. Кроме того, при появлении каких-либо проблем, связанных с корректностью и грамотностью заверяемого шаблона, представители данного ведомства с легкостью обращаются к вышестоящим органам правительственной инспекции. Государственные специалисты в области взаимодействия с ТК обладают правоприменительными полномочиями, позволяющими им отменить унификацию, оформленную без согласия с текущими нормами законодательства страны.
Локальные нормативные и правовые акты НПА: примеры процессов разработки, утверждения и согласования
Итак, процедура по составлению ЛПА также должна быть подвергнута тщательному разбору, в том числе и путем оформления отдельного документа, рассказывающего ответственным сотрудникам о том, как и что им нужно сделать. Причем в создании как такого, основного инструкционного базиса, так и всех последующих бумаг, могут принимать участие не только топ-менеджеры, но и руководители отделов, старшие мастера, специалисты в области бухгалтерии, кадровики и экономисты. После того как шаблон включил в себя абсолютно все прописные детали, его следует согласовать со всеми вовлеченными отделениями предприятия. Итоговый контроль — проверка со стороны органа, представляющего интересы самих сотрудников. Правоприменительные полномочия такой структуры приводятся в ст. 327 ТК РФ.
Условно виды локальных нормативных актов подразделяют на обязательные и необязательные. О тех, которые обязательные, было сказано выше. К необязательным относятся такие виды положений:
- об аттестации работников;
- об архиве организации;
- об отпусках;
- об отделе кадров/продаж/бухгалтерии;
- о командировках;
- о профессиональной этике работников;
- о ДМС компании.
Помимо этих документов, имеющихся у каждого работодателя, есть и те, которые разрабатываются только для отраслей — например, для образовательных учреждений (создаются на основании законодательства РФ об образовании).
Сказать однозначно, является ли приказ локальным нормативным актом организации, трудно. Некоторые работодатели относят приказы к организационно-распорядительным бумагам, другие все же считают их ЛНА, если они содержат нормы трудового права. Например, приказ о приеме на работу нельзя расценить как ЛНА, а приказ, которым утверждают график отпусков или штатное расписание, — можно.
Если говорить о том, чего не должны содержать локальные нормативные акты, как обязательные, так и необязательные для разработки и утверждения в компании, то это:
- условий, нарушающих права сотрудников;
- условий, противоречащих российским законам.
Изменение и отмена ЛПА
Понимание того, какие документы — это локальные акты, а какие нет, представляется в виде ключа к грамотной организации рабочего процесса. Нетрудно догадаться, что все поправки, вносимые в представленные бумаги, должны оформляться путем выпуска соответствующих приказов. Причем самостоятельно варьировать различные условия, прописанные в подобных бланках, работодатель не может от слова совсем. Предупреждать персонал о грядущих формациях следует не менее, чем за два месяца до их финального утверждения в рамках предприятия. Именно о таком правиле рассказывают выкладки, присутствующие в ст. 74 Трудового кодекса Российской Федерации. В аналогичном порядке выполняется и отмена всевозможных НПА, регламентировать которую можно в любой момент.
Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:
|
Этап |
Описание этапа |
|
Утверждение специалиста для разработки ЛНА |
Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации. |
|
Подготовка ЛНА |
В документе указывается следующая информация:
|
|
Согласование документа |
Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания. |
|
Утверждение акта руководителем |
На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа. |
|
Ознакомление работников |
Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта. |
|
Передача на хранение |
ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника. |
Что такое локальный акт?
Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
При этом Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами.
Некоторые специалисты определяют локальные нормативные акты как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный акт – документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.
А вот по поводу того, какие акты следует отнести к локальным, мнений достаточно много. Бесспорно, локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п. Некоторые специалисты относят к локальным актам также штатное расписание и график отпусков, а некоторые – и приказы руководителя.
Для каждого локального нормативного акта необходимо соблюдать необходимую процедуру его ввода в действие, даже если он не относится к числу обязательных.
Проект локального акта обязательно нужно отправить в профсоюзный орган и произвести его согласование в установленном порядке. Профсоюз либо соглашается с проектом, либо оформляется протокол разногласий. В последнем случае между администрацией компании и представителями профсоюза должны проводиться переговоры.
Должностное лицо может утвердить локальный акт и в таком виде, однако в случае возникновения споров, профсоюз может оспорить его действие через суд. Если такого органа на предприятии нет, то данный шаг опускается.
Кроме этого необходимо учитывать, что должностное лицо, которое будет осуществлять ввод документа в действие, должно обладать на это необходимыми полномочиями. Последние определяются уставными документами.
Только после этого можно производить его ввод в действие, это выполняется один из способов:
- На самом документе проставляется специальная резолюцию «Утверждаю», после чего руководящее лицо ставит свою подпись. Если проект документа согласовывался с профсоюзом либо другими ответственными лицами, их подписи также должны стоять рядом.
- Издается отдельный приказ о введении в действие нормативного акта. В нем необходимо точно указать, на каких условиях и с какой даты начинает действовать документ. На обложке самого акта ставится резолюция «Утверждено», и указываются реквизиты приказа.
Общие требования к локальным нормативным актам организации
К основным общим требованиям можно отнести следующие требования:
-
локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников в случаях, установленных Трудовым кодексом;
-
нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями;
-
локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;
-
локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.
Принятие локальных нормативных актов
Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем или со дня, указанного в этом документе.
Работодатель может принять локальные нормативные акты следующими способами:
-
утвердить;
-
издать приказ (распоряжение) об утверждении локального нормативного акта.
Утверждая локальный нормативный акт, работодатель должен поставить подпись в реквизите «Гриф утверждения документа».
Если локальный нормативный акт принимается путем издания приказа (распоряжения), то в приказе об утверждении локального нормативного акта необходимо отразить:
-
дату введения его в действие;
-
указание об ознакомлении работников с локальным нормативным актом и сроки для этого;
-
фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение локального нормативного акта;
-
другие условия.
Виды локальных нормативных актов
Каждому руководителю или иному ответственному за оформление, принятие и внедрение локальных нормативных актов лицу, следует знать, что они могу подразделяться на различные виды, а само таковое разделение может производиться по разнообразным критериям. Так, важнейшим критерием является разделение видов локальных нормативных актов на:
- Обязательные. К данной категории ЛНА относятся те, которые в силу наличествующих требований законодательства обязательно должны присутствовать на предприятии – и их отсутствие может привести к привлечению работодателя к ответственности.
- Необязательные. К необязательным ЛНА относятся все подобные документы, наличие которых не проверяется контролирующими органами и не требуется положениями законодательства. Принятие таких актов и сфера их действия зависят целиком от самого работодателя.
Другим критерием разделения категорий локальных нормативных актов является их разделение по способу принятия. В частности, виды ЛНА могут быть:
- Принимаемые единолично. К этой категории относятся все ЛНА, в отношении которых законодательно не предусмотрено требование согласовывать их с профсоюзной организацией или иными представительными органами трудящихся.
- Принимаемые с обязательным учетом мнения представительных органов трудящихся. Данная категория ЛНА включает в себя отдельные виды документации, о которых должен быть поставлен в известность представительский орган, и которые должны приниматься с учетом его мнения.
Локальные нормативные акты организации: перечень 2021
Если в организации отсутствуют обязательные ЛНА, компании грозят штрафы. Проверьте, соответствует ли комплект законодательным требованиям, если нужно — внесите изменения. Образцы документов и советы экспертов вы найдете в статье.
Трудовой кодекс не содержит полного перечня локальных актов, которые нужно утвердить в организации. Но есть обязательные для всех компаний документы, которые запрашивают при проверке. Если не представите их, компанию оштрафуют. В статье мы расскажем, какие обязательные локальные нормативные акты нужно разработать в компании и как их утвердить. Скачайте полезную шпаргалку в Системе Кадры: Как принять локальный нормативный акт компании >>>
Скачайте образцы локальных нормативных актов организации, которые разработали наши эксперты:
Что такое распорядительные документы и для чего нужны?
Управленческие процессы в организациях и учреждениях не обходятся без документального сопровождения.
Официальные документы, которые непосредственно касаются управленческой деятельности в компании, считаются организационно-распорядительной документацией.
В современном менеджменте организационно-распорядительные документы подразделяются на следующие типичные категории:
- Информационно-справочная документация. Как правило, её применяют для обоснования, выработки и принятия всевозможных управленческих решений. Это могут быть, например, различные справки, аналитические обзоры, экспертные заключения, договоры, акты, деловая переписка, а также прочие подобные документы.
- Организационная документация. Её целевое назначение – установление юридического статуса организации, определение правового положения отдельных структурных подразделений компании, обозначение важных стратегических приоритетов в работе конкретного предприятия, а также регламентация организационно-управленческих структур учреждения. Такими документами обычно являются устав компании, всевозможные правила, положения об отделах, внутренний распорядок, инструкции, положения о порядке осуществления тех или иных процедур, штатные расписания, прочие локальные регламенты данной компании.
- Распорядительная документация. Она играет ключевую роль в системе организационно-распорядительных документов любого предприятия. Распорядительными документами (актами) оформляют управленческие решения, которые принимаются руководством конкретной компании, обладают юридической силой исключительно в рамках этой компании и, соответственно, являются обязательными для её персонала.
Таким образом, распорядительная документация выполняет в организациях следующие функции:
- Обеспечивает официальный статус принятых управленческих решений.
- Позволяет ставить четкие задачи перед определенными исполнителями в самых разных сферах (кадровая, административная, производственная, организационная, управленческая и другие сферы).
- Создает необходимый формат для деловых отношений, существующих между руководством компании и её персоналом. При данном формате руководство вправе требовать, чтобы сотрудники, упомянутые в приказе или ином распорядительном акте, выполняли поставленные задачи.
Рекомендуем ознакомиться с информацией о других видах документов:
- информационно-справочные.