Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление служебного задания на командировку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
Можно продлить или перенести служебную поездку?
В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.
Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.
Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.
Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.
Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.
Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.
Как оформить служебное задание на командировку?
Бланк служебного задания на командировку организация разрабатывает самостоятельно или может воспользоваться унифицированным бланком. Он называется формой N Т-10а. Как заполнять служебное задание на командировку? Все довольно просто, нужно проделать несколько шагов в два этапа – до начала командировки и после ее завершения:
- В форму необходимо добавить название организации и ее код ОКПО.
- Далее бланку присваивается номер, который вносится в специальный журнал.
- Документ обязательно должен содержать ФИО сотрудника, который едет в командировку, и табельный номер.
- В специальную таблицу вносится название отдела сотрудника, его должность, данные о городе (и стране, если поездка заграничная), в который он едет, наименование компании, в которую направлен работник.
- Также следует внести в задание даты командировки.
- В бланке задания есть отдельное поле для указания компании, оплачивающей поездку – бывает и так, что командировку оплачивает принимающая сторона (например, партнер по бизнесу).
- В задание также включается информация о документах, на основании которого оно составлено (докладная записка, приказ по организации и т.п.).
- Также в бланке есть графы о целях поездки.
Если аванс выдан в иностранной валюте
В бухгалтерском учете валютные операции регулируются ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н). Операции, совершенные в иностранной валюте, отражаются в валюте платежа и в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату совершения операции (п.п. 4-6, 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).
Выданные организацией авансы признаются в бухгалтерском учете в оценке в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выплаты аванса. Их пересчет в связи с изменением курса после принятия к бухгалтерскому учету не производится (п.п. 9, 10 ПБУ 3/2006).
Для целей налогообложения прибыли правила схожи. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. А выданные авансы пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ).
В бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с командировками, считается день утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006). В налоговом учете командировочные расходы также признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Таким образом, и в бухгалтерском, и в налоговом учете командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
-
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса — в пределах выданной под отчет суммы;
-
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в сумме перерасхода.
Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то в бухгалтерском учете образовавшаяся задолженность пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на отчетные даты и на дату погашения задолженности (п.п. 5-7 ПБУ 3/2006). В налоговом учете пересчет выполняется на последнее число каждого месяца и на дату погашения задолженности (п. 10 ст. 272 НК РФ).
В «1С:Бухгалтерии 8» пересчет валютных остатков, в том числе валютной задолженности организации перед подотчетным лицом выполняется ежемесячно при выполнении регламентной операции Переоценка валютных средств, входящей в обработку Закрытие месяца (раздел Операции). Задолженность сотрудника перед организацией в программе считается выданным авансом и не переоценивается.
Расходы, учитываемые для целей налогообложения
Рассмотрим расходы, которые включаются в расчет облагаемой базы:
- Проезд до места командировки и обратно. Сотрудники часто приобретают электронные билеты для поездки, оплачивая их банковской картой. Чтобы подтвердить такие расходы для целей налогообложения можно использовать контрольный купон электронного билета, которые направляется покупателю через интернет в электронном виде. Подтверждающим документом также может служить посадочный талон, так как он содержит информацию о стоимости, времени отправления и др. При приобретении электронного авиабилета в качестве подтверждающего документа может использоваться маршрут-квитанция и посадочный талон, содержащий отметку аэропорта о досмотре. Подтверждая расходы указанными документами выписки, которая подтверждает, что оплата производилась пластиковой картой не потребуется.
Если в командировку работник поехал на личном транспорте, то срок пребывания указывается работником в служебной записке. Записку и другие документы, подтверждающие использование личного авто (путевой лист, счет, квитанции и др.) работник предоставляет работодателю.
- Проезд на такси. Проезд сотрудника до места отправления (вокзала или аэропорта) на такси могут быть учтены только в том случае, если они являются экономически обоснованными. Документ, подтверждающий такие расходы при этом должен оформляться в соответствии с требованиями действующего законодательства.
- Наем жилого помещения. Расходы по найму работником жилого помещения подтверждаются квитанцией или счетом за проживание в гостинице. Если в подтверждающем оплату за проживание в отеле иностранного государства документе выделен НДС, то данная сумма также может включаться в расходы для целей налогообложения. Если подтверждающих расходы на проживание документов нет, то уменьшить облагаемую базу по налогу на прибыль нельзя.
- Суточные. При загранкомандировке не подлежат подтверждению чеками, квитанциями или другими документами. Устанавливается их размер в нормативных документах организации.
Инструкция: составляем служебное задание на командировку
Трудовое законодательство и положение, которое регулирует правила отправки работников в служебные поездки (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), не обязывают формировать задачу для командировочного в письменной форме. Но следует принимать во внимание, что ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ дают право издать локальный распорядительный акт, который сделает обязательным формирование служебного задания, а также установить образец и порядок его оформления. Особенно широко это распространено в бюджетных учреждениях.
Однако для того чтобы оформить подобный документ, можно использовать не только установленный нанимателем бланк командировочного задания в свободной форме, но и формуляр, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 — унифицированная форма т-10а, служебное задание, образец заполнения которой мы и рассмотрим в статье.
Зачем оформляется служебное задание?
Служебное задание на командировку не относится к группе обязательных документов, поэтому при краткосрочных поездках можно обойтись без него. В этом случае достаточно приказа, в котором фиксируется основная цель и сроки ее выполнения. Если же предстоит длительная командировка, то рекомендуем оформить этот документ. Он необходим для детализации рабочего задания и возможности разбивки его на периоды. Расширенная версия позволит избежать недопонимания и неточностей, а также облегчит контроль над исполнением поручений со стороны работодателя.
Служебное задание относится к внутреннему документу, поэтому должно быть отражено в локальных актах. Его срок хранения составляет 5 лет. При поездках за пределы страны — 10 лет (приказ № 558 Минкульта).
Требования и правила его заполнения
Документ может заполняться от руки либо компьютерным способом. Главное требование – отсутствие помарок и ошибок. Если они присутствуют, документ считается недействительным. Все исправления должны быть подтверждены печатью организации и подписью руководителя.
При ручном способе заполнения бланка можно использовать чернила только синего или черного цвета.
Заполнение и хранение служебного поручения должно соответствовать нормативам по ведению всей кадровой документации. Опираясь на п. 669 Постановления № 558, задание должно храниться в архиве предприятия не менее 5 лет, а в случае направления сотрудника за границу – 10 лет.
Если использовать унифицированную форму Т-10а, то в ней четко указаны все необходимые для заполнения графы и строчки.
Документ должен включать в себя следующие основные сведения:0
- данные о командированном работнике (полное имя отчеств и фамилия, занимания должность);
- информация о командирующей организации (наименование, место расположения, другие контактные данные);
- время пребывания в поездке, а именно дата прибытия и убытия;
- место назначения (местность, наименование принимающей организации);
- задачи, которые должны быть решены в поездке, последовательность и сроки их исполнения.
- подписи сторон (подпись руководителя свидетельствует, о разрешении на поездку, а сотрудник своей подписью соглашается на командировку и выполнение всех указанных пунктов).
Поручение утверждается подписью директора компании и печатью.
Как правильно считать дни
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
В случае утери проездных документов:
- используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
- документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.
Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).
При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:
- сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
- если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
- появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.
Зачем нужна форма Т-10а
Форма Т-10а стала во многих фирмах стандартным элементом внутреннего документооборота. С организационной точки зрения компании проще продолжать использовать данную форму, чем отказаться от нее (поскольку такой отказ потребует редактирования действующих локальных НПА и корректировки многих привычных кадровой службе процедур движения документов).
Применение формы Т-10а не утратило практического смысла в особенности для крупных предприятий — характеризующихся большим количеством структурных подразделений и отдельных работников, с различной периодичностью направляемых в командировки. Унифицированная форма служебного задания в таких компаниях помогает облегчать внутренний учет и отчетность по направлениям деятельности командируемых работников.
В форме Т-10а есть отчетная часть — в которой человек описывает результаты своей работы в командировке. Она может иметь значение с точки зрения оценки данной работы работодателем, по итогам которой могут быть приняты решения о назначении поощрений — или, наоборот, о применении каких-либо дисциплинарных санкций при неудовлетворительных результатах работы).
Традиционно на основании формы Т-10а издается, собственно, приказ на командировку — общеобязательный при ее оформлении документ (ст. 166 ТК РФ). Само задание, в свою очередь, может быть составлено на основании служебной записки от непосредственного руководителя командируемого работника (которая, к слову, также может быть использована и в качестве основания для составления приказа).
Таким образом, схемы применения формы Т-10а могут быть разными, и задача компании-работодателя — правильно закрепить порядок ее использования в локальном нормативном акте. Например — в Положении о командировках.
Как именно использовать и как заполнять служебное задание, каждый конкретный работодатель решает сам. Но можно выделить ряд заслуживающих внимания нюансов в части работы с формой Т-10а — которые применимы любой фирмой.
Как правильно считать дни
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
В случае утери проездных документов:
- используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
- документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.
Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).
При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:
- сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
- если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
- появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.
Обязательно ли служебное задание
Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.
В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.
Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).
На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.
Общие сведения об отчете, особенности документа
Если вы впервые побывали в командировке и теперь перед вами стоит задача по формированию отчета о ней, а вы не очень хорошо понимаете, как именно его написать, прочитайте наши рекомендации– они пригодятся для точного представления о том, как должен выглядеть этот документ. Также посмотрите и образец бланка – на его основе вы без труда составите свой индивидуальный отчет.
Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.
Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).
Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).
Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).
Как правильно считать дни
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
В случае утери проездных документов:
- используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
- документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.
Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).
При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:
- сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
- если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
- появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.
С 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным атрибутом служебной поездки. Но многие работодатели предпочитают его оформлять, продолжая использовать для этого унифицированную форму Т-10.
В 2015 году оформление служебного задание не является обязательным, тем не менее, оно может быть оформлено с помощью типовой формы. Служебное задание выступает в качестве основания для подготовки и направления сотрудника в служебную поездку. Данный документ содержит основную информацию о том, куда направляется сотрудник и для чего. Руководитель подразделения предъявляет данный бланк руководителю организации в качестве обоснования необходимости направления работника в командировку.
В данной статье рассмотрим, как оформить служебное задание на примере типового бланка Т-10а.
Альтернативный вариант
Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.
Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился — он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.
Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием — можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».
С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал
.
Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Обязательно ли служебное задание
Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.
В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.
Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).
Правила оформления сотрудника в командировку: формы Т-10 и Т-10а
С 2015 года применение командировочных удостоверений и служебных заданий не является обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Достаточными будут действия по оформлению распоряжения (приказа) руководителя о направлении в служебную поездку и предоставлению работником авансового отчета о командировке, которым будут подтверждены даты фактического пребывания в ней.
Однако организация вправе оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, если считает это нужным.
Рассмотрим алгоритм действий по оформлению полного пакета документов на командировку на примере. Менеджера отдела закупок ООО «Виват» Сафонова К. Е. (компания находится в Тамбове) требуется отправить в командировку в Курск в ООО «Яров» для обсуждения сделки по закупке необходимых для производства материалов. На месте он должен познакомиться с поставщиком, оценить его возможности и мощности, чтобы в дальнейшем была обеспечена бесперебойная поставка нужного сырья. Задание на командировку также оформляют в виде документа — для этого можно воспользоваться унифицированной формой Т-10а.
Оформлением командировки обычно занимается кадровая служба (или сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы). Делает она это на основании приказа о направлении в командировку. В качестве бланка удостоверения на командировку используется форма Т-10. Кадровик заполняет лицевую сторону формы, где указывает Ф. И. О. командируемого, его должность, место командировки и документ-основание (приказ) для оформления командировочного удостоверения.
Оформленное удостоверение на командировку нужно передать менеджеру Сафонову К. Е. и сделать на оборотной стороне бланка отметку о дате его выбытия из . Отметка о выбытии заверяется штампом (печатью).
Что касается оборотной стороны бланка, то она будет заполняться уже в ходе командировки. По прибытии в ООО «Яров» нужно будет сделать отметку: принимающая сторона укажет дату прибытия и поставит штамп (печать). По окончании командировки на оборотной стороне формы там же сделают еще одну отметку, где приведут дату убытия из ООО «Яров», и эта отметка также будет заверена штампом (печатью).
Если в удостоверении на командировку у сотрудника стоит задача посетить несколько организаций, то отметка о прибытии и выбытии делается в каждой из них.
По возвращении из командировки менеджер Сафонов К. Е. сдаст в бухгалтерскую службу удостоверение на командировку, заполненный бланк служебного задания с отметкой руководителя подразделения о его выполнении и авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими произведенные им расходы.