Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «График отпусков. Особенности составления и утверждения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.
Исполнение и изменение
За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.
Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.
Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.
Что сделать перед заполнением графика отпусков
Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:
- Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно
- Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.
- Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска.
- «Потеряшки». Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску. Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты. В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника
- Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем две строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.
Отпуск в удобное время
При составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать право отдельных категорий работников использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.
Учитывая данную ситуацию, Минтруд рекомендует в отношении работников, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время, отражать их в графике отпусков и указывать дату начала отпуска. Такой работник, по мнению Минтруда, может поменять дату начала отпуска, заранее подав заявление. Работодатель не вправе отказать ему в изменении даты начала отпуска (Письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).
По каким основаниям можно переносить отдых
С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:
- важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
- переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
- внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
- внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
- срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
- болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).
В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.
Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).
Смена запланированной даты отдыха
Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2021 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.
Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.
Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.
Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:
- подростков моложе 18 лет;
- совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
- сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
- мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
- работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
- почётные доноры;
- супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
- некоторые категории чернобыльцев;
- работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
- иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.
См. также «Какие бывают отпуска».
Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:
- в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
- в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
- в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.
Что из себя представляет график отпусков
График отпусков – это разработанная законодателем форма Т-7. Тем не менее, форма документа может разрабатываться индивидуально на каждом предприятии, это не запрещено.
График отпусков – это документ компании – работодателя, в котором отражены сроки ухода в отпуск того или иного работника. Такой график должен присутствовать в каждой организации. В законодательстве четко указано, что работники отправляются в очередной отпуск в соответствии с графиком отпусков.
Он составляется не позднее, чем за две недели до нового года. Документ позволяет упорядочить информацию по сотрудникам, а бухгалтерии и кадровой службе работать в спокойном режиме, когда заранее известно кто, когда и на какое время прервет выполнение своих рабочих обязанностей.
Ориентируясь на график отпусков, работник предупреждается о начале отдыха за две недели, под расписку. Кроме того, не позднее, чем за три календарных дня бухгалтерия должна перечислить работнику отпускные выплаты.
Конечно, не всегда получается так, как запланировано. Происходит множество ситуаций, когда сроки отпуска, например, сдвигаются. Что это за случаи и что нужно предпринять в такой ситуации рассмотрим дальше.
Эти правила определены гл. 19 ТК РФ. О них часто забывают, между тем при проверке это может стать поводом для взыскания.
Правило 1. Работодатель обязан предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск ежегодно (ст. 122 ТК РФ)
В нарушение этого правила руководители зачастую идут на поводу у сотрудников и предоставляют отпуск, только когда человек сам попросит. Если хотите соблюдать трудовое законодательство, варианта «работник не хочет идти в отпуск, переносит на следующий год» просто не должно быть.
Правило 2. Отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск в удобное для них время
К таким категориям относятся несовершеннолетние работники, почетные доноры России, родители трех и более детей в возрасте до 18 лет и пр. Когда будете составлять график отпусков на следующий год, возьмите с них заявление с пожеланием удобного времени отдыха. Но будьте готовы, что даже при наличии заявления сотрудник в любой момент может передумать и попросить отпуск в другое время.
Вопрос. Сотрудник — ветеран боевых действий попросил дать ему ежегодный отпуск с завтрашнего дня. Можно ли отказать со ссылкой на невозможность выплатить отпускные за три дня до начала?
Ответ. Работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, так как законодатели не предусмотрели никаких исключений в порядке предоставления отпуска такой категории работников. Это подтверждает судебная практика (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.02.2012 № 33-1972/2012, Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2015 по делу № 33-8626).
Правило 3. Право на отпуск за первый год возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). По этой причине не включайте в график на текущий календарный год сотрудников, которые только поступили на работу. Чтобы отпустить новичка в отпуск после шести месяцев работы, вам потребуется только взять с него заявление. Впрочем, по договоренности с работодателем сотрудник может отдохнуть и раньше.
Как утвердить график отпусков
Утвердить график отпусков надо, самое позднее, за две недели до окончания календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Соответственно, график на 2023 год надо утвердить не позднее 16 декабря 2022 года.
Составить документ можно по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Несмотря на то, что данная унифицированная форма не является обязательной, она довольно удобна. При необходимости, можете дополнить ее дополнительными графами.
Если в компании имеется первичная профсоюзная организация, необходимо будет учесть ее мотивированное мнение. По мнению Минтруда России, запросить мнение профсоюза необходимо независимо от того, сколько работников входит в первичную профсоюзную организацию (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17788). С учетом того, что на это потребуется определенное время (порядок получения мотивированного мнения профсоюза установлен ст. 372 ТК РФ), не откладывайте утверждение графика отпусков на последний момент.
Для утверждения графика отпусков можно использовать один из двух вариантов:
1. Издать приказ об утверждении графика отпусков.
Данный приказ составляется в свободной форме. Отметим, что на практике большинство организаций выбирает именно этот вариант утверждения графика отпусков.
2. Заполнить гриф «УТВЕРЖДАЮ» в форме. Данный вариант подходит в том случае, если вы используете унифицированную форму № Т-7. Руководитель организации или уполномоченное лицо должно проставить свою подпись в графе «Утверждаю». Также следует указать должность утверждающего работника и дату.
Пошаговая инструкция формирования:
- Опрос и учет пожеланий сотрудника о планируемых датах отдыха, возможности деления отпуска на части. Важно понимать, что его длительность и время должны быть оптимальными в отношении производственного процесса всего предприятия.
- Передача данных в отдел кадров и их обработка ответственным лицом. Если в организации работает несколько направлений, целесообразно составлять сводный (единый) график.
- Заполнение утвержденной формы.
- Обязательное согласование списка с профсоюзом (при его функционировании на предприятии).
- Этап утверждения руководителем.
- Ознакомления всех сотрудников с текстом графика предоставления отдыха.
Работники, имеющие преимущество в выборе периода отпуска
При составлении графика отпусков необходимо учитывать права отдельных категорий работников на предоставление им ежегодных отпусков:
| Категория работников | Особые условия | Нормативный акт |
| Мужчины | Ежегодный отпуск предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя | ст. 123 ТК РФ |
| Лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях | Полное или частичное соединение ежегодных оплачиваемых отпусков | ст. 322 ТК РФ |
| Работающий родитель (опекун, попечитель) | Ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до восемнадцати лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности. При наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка. | ст. 322 ТК РФ |
| Родитель (опекун, попечитель, приемному родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет | Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по желанию родителя в удобное для него время. | ст. 262.1 ТК РФ |
| Работники в возрасте до восемнадцати лет | Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время | ст. 267 ТК РФ |
| Почётный донор России | Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное для него время. | ст. 23 Федеральный закон от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов» (с изменениями и дополнениями) |
| Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и граждане, являющиеся полными кавалерами ордена Славы | Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное время. | ст. 9 Закон РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» (с изменениями и дополнениями) |
| Граждане Российской Федерации, оказавшиеся в зоне влияния неблагоприятных факторов, возникших вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС 26 апреля 1986 года, либо принимавшие участие в ликвидации последствий этой катастрофы. | Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное время. | ст. 14 Закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (с изменениями и дополнениями) |
| Граждане Российской Федерации, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне | Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное время. | ст. 2 Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» (с изменениями и дополнениями) |
| Супруги военнослужащих | Отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих | ст. 11 Федеральный закон от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (с изменениями и дополнениями) |
Как правильно внести изменения в график отпусков
19 05 2017 otpusknik Пока нет комментариев
Оформление графика отпусков обязательно предусмотрено для всех предприятий и организаций.
Как правило, составляется он заранее: за две недели до того, как начинается последующий календарный год, а утверждение его происходит путем издания руководителем соответствующего приказа.
В некоторых случаях может возникнуть необходимость внесения изменений в утвержденный график, например, в случае изменения даты ухода в отпуск. Как правильно внести изменения в график отпусков?
На основании статьи 123 Трудового кодекса РФ, график отпусков должен соблюдаться обеими сторонами трудовых правоотношений. Поэтому нередко сотрудники отдела кадров задаются вопросом: можно ли вносить изменения в график отпусков, и что для этого требуется?
При оформлении указанного графика следует учитывать, что он составляется на длительный срок и является плановым. По этой причине нередко приходится вносить в него некоторые поправки и изменения.
19 05 2017 otpusknik Пока нет комментариев
При оформлении указанного графика следует учитывать, что он составляется на длительный срок и является плановым.
Законодательство не требует внесения дополнений в график, если после его утверждения на работу были приняты новые сотрудники. Поэтому новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. А можно оформить дополнение к графику в виде отдельного документа, указав в нем сведения об отпусках новых работников. Это делается так.
Как правильно оформляется график отпусков?
1. Разработка проекта документа.
При большой численности работников целесообразно составлять свой график отпусков в каждом структурном подразделении. На подготовительном этапе создания документа разрабатывается проект графика отпусков. Этим занимаются руководители структурных подразделений, которые могут увязать пожелания работников с производственными задачами. Затем проект документа передается специалистам отдела кадров, которые корректируют график с учетом льгот и гарантий на право использования отпуска, предоставленных работникам действующим законодательством. После этого внесенные изменения передаются на обсуждение непосредственно работникам и руководителям структурных подразделений.
В организациях с малой численностью схема предварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает учет мнения работников путем проведения письменного опроса, после чего проект графика также поступает на рассмотрение работодателя, который определяет возможность использования работниками их отпусков с учетом производственной необходимости и экономической ситуации.
При составлении графика отпусков должен учитываться стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск (основной и дополнительный), который определяется в соответствии со ст. 121 ТК РФ (для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя).
Подсчитав стаж работы, дающий право на отпуск (так называемый отпускной стаж), работодатель может определить:
- продолжительность предоставляемого отпуска (основного и дополнительного);
- момент завершения очередного рабочего года. При наличии периодов, не включаемых в трудовой стаж, текущий рабочий год продлевается на соответствующее количество дней. Так, если работник брал длительный отпуск за свой счет (более 14 календарных дней в течение рабочего года), окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней неоплачиваемого отпуска, превышающее 14.
Образец заявления прошу включить меня в график отпусков
Ссылаются при этом на ст.123 ТК РФ, где говорится, что очередность предоставления должна быть определена в графике, который обязателен к исполнению.
Некоторые кадровики считают, что если в графике не установлены даты отдыха сотрудника, то ему можно отказать в предоставлении отпуска.
Вопрос о предоставлении на основании заявления решается по согласованию сторон, то есть теоретически работодатель может отказать в удовлетворении просьбы в заявлении, несмотря на то, что право на отдых у вновь принятых появляется через полгода работы.
Чтобы исключить спорные ситуации, работодатель может по факту приема на работу сотрудника закрепить сроки его отпуска в текущем утвержденном графике.
Для этого составляется приказ и вносятся изменения в форму Т-7.
Образец заявления прошу включить меня в график отпусков форма
Продолжительность отдыха определяется по соглашению между сотрудником и работодателем.
Существует перечень лиц, которым работодатель не имеет права отказать:
- трудящимся пенсионерам по старости — до 14 дней в году;
- родителям и супругам погибших военнослужащих — до 14 дней в году;
- работающим инвалидам — до 60 дней в году;
- работникам в случаях свадьбы, рождении ребенка, смерти близких родственников — до пяти дней;
- в других случаях, указанных в ТК РФ, федеральных законах либо в колдоговоре.
Какие обстоятельства имеются в виду? Например:
- согласно ст.