Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец заявления в отдел кадров о смене фамилии при вступлении в брак». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Куда и как вносятся коррективы
Для нормального функционирования организации фамилия работника должна будет измениться в:
- Трудовой книжке. Это прописано в 26 пункте Правил хранения, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Причем изменения вносятся аккуратно. На лицевой стороне трудовой книжки фамилия перечеркивается одной чертой (так, чтобы предыдущую можно было прочитать). А информацию о том, почему это делается – ссылку на приказ с номером и датой – размещают на внутренней стороне обложки. Все заверяется «автографом» руководителя либо начальника кадровой службы и печатью организации.
- Личной карточке работника по форме Т-2.
- В личном деле. Оно должно будет содержать копию свидетельства о заключении брака.
- Трудовом договоре. Для этого составляется к нему отдельное дополнительное соглашение с прописыванием причин изменения фамилии. Есть еще один вариант – переписать весь договор заново с новой фамилией.
- Свидетельстве обязательного пенсионного страхования. В связи с Постановлением Пенсионного фонда №195п от 31 июля 2006 года оформить смену информации в этом документе может как сам работник, так и сотрудник кадровой службы компании, в которой он работает.
- Банковской карточке.
Последние два пункта принципиально важны только для тех организаций, где начисление заработной платы сотруднику производится непосредственно на банковскую карточку.
Основание и обоснование
Любой приказ руководителя фирмы должен иметь под собой основание и обоснования. Без этих двух элементов распоряжение не будет иметь юридической силы.
Под первым принято понимать законодательную основу принятия решения, выраженную в ссылке на какой-либо документ, нормативно-правовой акт. В нашем случае необходимо сослаться на письменное заявление сотрудника (ФИО, дата) с приложенными к нему бумагами (копия паспорта, свидетельство из ЗАГС).
В качестве обоснования необходимо прописать действительную причину принятия решения. Здесь оставляем фразу «в связи с вступлением в брак». Аналогичная процедура будет и в случае развода. Изменится только формулировка.
Порядок внесения изменений
Сразу отметим, что медлить не стоит, поскольку Типовыми нормами на переоформление документов при изменении фамилии одного сотрудника отводится 4,5 часа. То есть как только он принесет свидетельство о браке или о перемене имени, кадровый работник в течение 4,5 часов должен скорректировать все документы.
В каком порядке вносятся изменения – общими нормативными актами не установлено, он может быть установлен локальным актом.
На практике помимо свидетельства с работника запрашивают заявление о внесении изменений в кадровые документы. Однако считаем, что это не обязательно. Если работник предоставит только свидетельства, кадровику в любом случае придется вносить изменения в документы.
А вот оформление приказа о внесении изменений в документы в связи с изменением фамилии предусмотрено Типовыми нормами. Такой приказ составляется в произвольной форме. Приведем образец.
Сообщаем об изменении фамилии в ФСС
В силу п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ работодатель обязан подавать измененные сведения о работниках в ФСС. В связи с этим и у работников появилась обязанность предоставлять сведения о себе при трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности в случае изменения таких сведений (п. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Получив от работника сведения о смене фамилии, работодатель должен их передать в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. В частности:
-
штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд – 200 руб. за каждый документ;
-
за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
-
штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Сколько стоят документы, которые нужно менять после замужества
Чтобы заменить некоторые бумаги, требуется уплатить государственную пошлину. Время проведения процедуры тоже различается. Все подробности в таблице ниже.
| Название | Размер взноса (в рублях) |
| Паспорт гражданина РФ | 300 |
| Загранпаспорт | 2000 – старого образца, 3500 – за новый |
| СНИЛС | – |
| ИНН | – |
| Медицинский полис (ОМС) | – |
| ВУ | 2000 |
При изменении фамилии заявителю по его заявлению оформляется новый паспорт (п. 108 Административного регламента, утв. Приказом ФМС России от 26.03.2014 N 211). Заявление о выдаче паспорта подается лично в Федеральную миграционную службу (территориальный орган либо подразделение) либо через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (п. 27 Административного регламента N 211). Госпошлина за выдачу загранпаспорта старого поколения взимается в размере 2000 руб., за выдачу загранпаспорта, содержащего электронный носитель информации (паспорт нового поколения), — 3500 руб. (пп. 1, 2 п. 1 ст. 333.28 НК РФ).
Водительское удостоверение
Замена водительских удостоверений осуществляется в ГИБДД по месту обращения (п. 3 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.10.2014 N 1097). Госпошлина за выдачу нового удостоверения, изготавливаемого из расходных материалов на пластиковой основе, — 2000 руб. (пп. 43 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). До момента замены водительского удостоверения достаточно иметь с собой копию свидетельства о браке.
Обратите внимание! Если изменились содержащиеся в водительском удостоверении персональные данные его владельца, в том числе фамилия, водительское удостоверение считается недействительным и подлежит аннулированию (пп. «б» п. 35 Правил N 1097).
В первую очередь после замужества вы должны поменять паспорт гражданина РФ. Сделать это необходимо в течение 30 дней после официальной регистрации вашего брака в органах ЗАГС. Многие пары уезжают отдыхать в ближайшие дни после свадьбы, так вот советуем заняться сменой российского паспорта сразу по возвращению, не откладывая дело в долгий ящик.
К слову, административный штраф за проживание на территории РФ с недействительным паспортом на 2014 год составляет 3000-5000 рублей для жителей Москвы и Санкт-Петербурга и 2000-3000 рублей для всех остальных граждан страны. А недействительным ваш документ становится не через 30 дней, а сразу после проставления в нем печати о заключении брака, если вы решили взять фамилию мужа.
Основание для оформления смены фамилии в документации организации
В случае смены фамилии работником в организации возникает необходимость внести изменения во все кадровые документы предприятия, относящиеся к данному работнику: личную карточку работника (форма Т-2), трудовой договор, трудовую книжку, лицевой счет (форма Т-54) и другие. Если не поменять информацию о работнике в документации, происходит искажение информации, которое может привести к наложению штрафов, поэтому важно на предприятии своевременно внести соответствующие изменения. Работодатель должен позаботиться о том, чтобы работник был также заинтересован в том, чтобы предоставить эту информацию, так как никаким нормативными актами не регулируется срок информирования работодателя о данной ситуации. Это происходит, в основном, внесением соответствующего пункта в трудовой договор. Основанием для внесения изменений для работника кадровой службы будут следующие документы, подтверждающие смену фамилии:
- Заявление с просьбой внести соответствующие изменения в документы оранизации
- Новый паспорт (оригинал и копия)
- Свидетельство о смене фамилии (оригинал и копия), например, свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о смене имени
При отсутствии хотя бы одного из перечисленных документов нельзя формировать приказ на смену фамилии, который будет служить основой для внесения корректировок в документы организации.
Порядок действий при смене фамилии
Законодательство предусматривает возможность каждому гражданину РФ поменять фамилию. Граждане, достигшие совершеннолетия, могут действовать самостоятельно, при смене фамилии ребенку процесс осуществляется его родителями, усыновителями либо попечителями, о чем подробнее мы поговорим в нашей следующей статье.
Важно! Смена фамилии предусматривает для заявителя обязательство в виде оплаты государственной пошлины, которая в соответствии с п. 4 статьи 333.26 Налогового кодекса РФ составляет сумму в размере 1600 рублей.
Процесс смены фамилии начинается с подачи заявления установленного образца в органы ЗАГСа, которые, в свою очередь, обязаны принять документы, внести новые данные в регистрационный журнал и предоставить соискателю соответствующее свидетельство о смене фамилии.
Важно! Органы ЗАГСа не вправе отказывать гражданам в приеме документов, если причина смены фамилии присутствует в перечне обоснованных причин для осуществления этого процесса, в противном случае ходатайство о смене фамилии рассматривается в индивидуальном порядке.
Исходя из статистики, можно определить следующие основные причины для смены фамилии, которые используют граждане РФ:
- желание одного из супругов носить общую фамилию либо вернуть свою добрачную;
- желание носить фамилию отчима или мачехи, если официальное усыновление невозможно;
- желание взять фамилию одного из родителей, если второй участия в воспитании ребенка не принимал;
- желание родителей носить с детьми общую фамилию, если по каким-либо причинам их фамилии различаются;
- желание носить фамилию родственника или иного лица, который осуществлял воспитание человека без оформления усыновления;
- желание носить фамилию, соответствующую избранной национальности;
- желание сменить фамилию, если прежняя относилась к категории труднопроизносимых;
- желание сменить фамилию, если прежняя относилась к категории неблагозвучных;
- желание сменить фамилию из религиозных соображений.
С какого момента личные данные считаются измененными при вступлении в брак
Согласно действующему законодательству, персональные данные считаются измененными с момента бракосочетания. В свидетельстве о браке указаны новые ФИО супругов или одного из них. Информация в новый документ, удостоверяющий личность, заносится на основании свидетельства о браке. Без него указать новые ФИО специалисты не могут.
Использовать предыдущий паспорт невозможно, так как он теряет юридическую силу. Поэтому надо в максимально короткие сроки подать заявление на получение нового паспорта, а также на смену данных в домовой книге, трудовой книжке, полисе ОМС, водительских правах, загранпаспорте и так далее.
Подавать заявку на смену фамилии в некоторых случаях возможно в режиме онлайн или через МФЦ. Если бумаги сдаются в МФЦ, то можно заполнить сразу несколько заявлений для получения требуемых документов в одном месте.
Образец запроса в ЗАГС о смене личных данных
Заявление о перемене имени
Форму бланка можно скачать в интернете или получить у специалиста отдела ЗАГС. Это форма 15. Заполнение происходит строго в соответствии с подстрочниками. Документ с ошибками и помарками не принимается. Вот что потребуется в нем указать для изменения персональных данных:
- наименование отдела ЗАГС;
- действующие ФИО заявителя;
- контактный телефон заявителя;
- текст заявления, где должны фигурировать ФИО, дата и место рождения, гражданство, национальность, семейное положение, причина смены имени или фамилии, паспортные данные и место регистрации;
- указать перечень прилагаемых документов;
- поставить дату и подпись.
Если заявитель состоит в браке, то потребуется предоставить оригинал документа, подтверждающего это, а также вписать его реквизиты в заявление.
Заграничный паспорт и виза
Как ни странно, загранпаспорт сразу менять необязательно. Дело в том, что его замена возможна только после того, как произведена замена. Основным документом, который удостоверяет личность гражданина, оформляющего загранпаспорт, является паспорт внутренний. Следовательно, пока не произведена замена, гражданину нечего беспокоиться и он вправе пользоваться старым загранпаспортом.
Для того чтобы получить загранпаспорт на новую фамилию, необходимо предварительно сдать старый. Этот документ должен быть признан недействительным — в противном случае заменить его можно будет только после окончания действия. Впрочем, гражданин, желающий оставить паспорт на память, может это сделать: согласно п. 110 вышеуказанного административного регламента, допускается оставлять недействительный паспорт на руках у владельца при условии, что в нем сделана отметка об аннулировании и вырезан номер.
Само по себе оформление загранпаспорта на новую фамилию производится так же, как и при получении его в первый раз: гражданин обращается в орган МВД с заявлением установленного образца и пакетом документов, куда входят оригинал и копии внутреннего паспорта, военный билет (для находящихся на военном учете), копия трудовой книжки и т. д.
Однако есть и отличия. При смене персональных данных, к числу которых относится и фамилия, вместе с заявлением заполняется приложение по форме № 2, установленное регламентом. Кроме того, в этом случае гражданин прилагает к документам и свидетельство, выданное загсом и подтверждающее смену фамилии.
Следует также помнить, что визы при смене фамилии придется получать заново — согласно правилам, установленным соответствующими государствами или межгосударственными союзами.
Смена фамилии в паспорте по собственному желанию
Сменить фамилию в паспорте по собственному желанию необходимо в порядке государственной регистрации. Процедура описана в . Заявление должно быть рассмотрено в месячный срок после подачи.
По уважительным причинам (например, когда невозможно вовремя получить копии документов и т.д.) срок может быть продлен не более чем до двух месяцев. Такое решение должно быть принято руководителем местного загса.
Если прежние документы, на основании которых должна меняться фамилия, утеряны, то все записи должны быть восстановлены.
Когда сотрудниками загса выявлены несоответствия информации в предоставленных документах записям, хранящимся в загсе, то такие неточности должны быть устранены. На это время срок рассмотрения заявления приостанавливается.
Ответственность работника
Как ни странно, обязанность работника сообщать своему руководству о смене фамилии действующим законодательством прямо не предусмотрена. Однако возможность привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом факте всё же можно. Это тот случай, когда соблюдены три условия:
- обязанность сообщать о факте смены фамилии есть в должностной инструкции работника, трудовом контракте или в локальном акте (например, положении о работе с персональными данными);
- в этих документах прямо указан срок, в течение которого работник обязан сообщить нанимателю о смене имени;
- сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом или должностной инструкцией.