Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация первичного документооборота: как сократить затраты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Означает выявление денежной стоимости хозяйственной операции, когда указан количественный показатель. Проще говоря, таксировка бухгалтерских документов – это умножение количества товара, работ, услуг на их цену. В хозяйственной деятельности данная процедура чаще всего используется, когда мы заполняем документ частично на компьютере, частично – письменно от руки. Также таксировкой можно назвать автоматическое определение стоимости товаров, когда мы заносим количественные данные в бухгалтерскую программу, и компьютер по имеющимся у него данным автоматически определяет их цену.
Таксировка бухгалтерских документов
Таксировка может проводиться любым работником предприятия: бухгалтером, оператором или существует специальная должность — таксировщик. Таксировка используется в различных документах, например, в путевых листах, имеется раздел «Таксировка», он заполняется бухгалтером по данным предыдущих разделов. По исчисленным данным бухгалтер начисляет заработную плату водителю и списывает израсходованный бензин. В товарно-транспортной накладной в разделе «Таксировка» рассчитывается стоимость транспортных услуг. В инвентаризационной описи встречается таксировка, на последнем листе ставится отметка о проверке цен, таксировки и подсчитываются итоги. Далее проставляются подписи всех лиц, производящих проверку, в том числе членов инвентаризационной комиссии и ответственных за имущество лиц.
Переход на электронный документооборот
Сегодня электронный документооборот уже не диковинка, темпы его проникновения впечатляют. По данным исследования проекта TADVISER, объем потраченных средств российскими компаниями на внедрение систем ЭДО (электронного документооборота) увеличился с 25 млрд. руб. в 2012 году до почти 42 млрд. руб. в 2016 году. И данный рост продолжается с завидной динамикой. Компании используют не только электронную отчетность, но и двигаются дальше, переводя и первичные документы в электронный формат.
Электронный документооборот отличается от бумажного тем, что все документы в нем оцифрованы и подписываются электронной подписью. ЭДО позволяет систематизировать работу с документацией, как внутренней, так и внешней. Например, обмен электронными счетами-фактурами с контрагентами позволяет существенно сократить затраты на документооборот, в десятки раз ускоряет процедуру оформления сделок и облегчает жизнь сразу нескольким структурам предприятия, высвобождая ресурсы на задачи с наибольшим КПД. Оцените прямо сейчас, готовы ли вы к переходу на ЭДО.
Для чего нужна таксировка
Таксировка документов представляет собой установление стоимости хозяйственных операций из бухгалтерских бумаг. Это оценка ценностей, которые зафиксированы в документах. Для чего это нужно? Таксировка является составляющей проверки бухгалтерских бумаг. Ошибки в последних могут поставить под вопрос проведение той или иной операции.
Проверка выполняется в обязательном порядке при поступлении документов в бухгалтерский отдел. Если обнаружено, что бумага составлена неверно, она не принимается к учету. В ходе проверки документы рассматриваются с точки зрения всех аспектов. К бумагам предъявляются эти требования:
Бухгалтер должен проверить, соответствует ли информация, изложенная в первичке, локальным и законодательным актам. К примеру, во внутреннем акте фирмы прописан определенный размер суточных. Их размер в первичных документах должен соответствовать локальным положениям.
Сама таксировка нужна для достижения этих целей:
Если бухгалтер обнаружит ошибку, документ не принимается к учету. Он отправляется на переоформление. Специалист также может обнаружить поддельный документ. В этом случае нужно оставить бумагу в бухгалтерии. Требуется выяснить все обстоятельства подделки, а затем привлечь виновных к ответственности.
Первичное наблюдение – основа функционирования хозяйственного учета. Оно охватывает:
способы контроля наблюдения и передачи фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки.
По результатам первичного наблюдения приступают к составлению документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомитетом России в 1997-2000 гг. по согласованию с Минфином России, Министерством экономики и развития торговли РФ и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета:
Если организации совершает операции, которые не могут быть оформлены типовыми документами, она может разработать свою форму первичного документа, которая должны быть предусмотрена учетной политикой организации и содержать перечень обязательных реквизитов.
Кроме учетных документов, учетная информация может содержаться на машинных носителях информации. Они применяются в вычислительной технике для получения и обработки сведений об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях. Для механизированной обработки в бухгалтерских документах введены специальные реквизиты (коды организаций, его структурных подразделений и т. д.)
С документами тесно связаны такие понятия как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.
Документация – способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами – начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.
Предварительный контроль осуществляется руководителями организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т. п.) при подписании документов, так как, подписывая документ, они берут на себя персональную ответственность работника подписавшего документ, за совершенные им действия.
Текущий контроль производится в процессе учета и анализа (оперативного) финансово-хозяйственной деятельности; для углубления анализа привлекаются первичные документы.
Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.
Унификация документов – разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ: замене разовых документов накопительными, ликвидации лишних показателей имеющихся в документах, объединению нескольких отдельных документов в комбинированные и т. д.
Стандартизация документов – установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее расходы. Кроме того, стандартизация облегчает обработку документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.
Необходимость контроля первичной документации
Контроль является одной из важнейших функций управления, реализуемой и в сфере бухгалтерского учета.
Контроль первичной документации необходим по объективным причинам. Его основная задача состоит в предотвращении бухгалтерских ошибок, которые могут возникать по различным причинам, например, в результате небрежности, недостаточной квалификации бухгалтерского персонала, переутомления, неисправности вычислительной техники и так далее.
Ошибки могут возникать в тексте первичных документов или в суммах, особенно при подсчете итогов, образовываться при разнесении документов по учетным регистрам.
Замечание 1
По степени своего влияния ошибки могут быть локальными, то есть допущенными в одном документе и не влияющими на другие документы (например, ошибка в дате документа), и транзитными, то есть автоматически вызывающими ошибку в других документах (например, ошибка в сумме документа).
Поскольку система исправлений в бухгалтерских документах строго регламентирована и требует привлечения всех лиц, подписавших документ с ошибкой (в кассовых и банковских документах исправления вообще не допускаются), роль контроля первичной документации крайне существенна.
Бухгалтерская обработка документов
После положительной проверки документ подвергается обработке по следующим направлениям:
Таксировка бухгалтерских документов – это установление денежной стоимости хозяйственных операций в документах, где указаны только натуральные показатели, и требуется определить стоимость.
Группировка — объединение документов по определенным признакам за конкретный период. Например, операции по приходу и расходу из кассы денежных средств каждый день группируются и заносятся в отчет кассира.
Контировка (проставление корреспонденции счетов) — это проставление в документах счетов, с которыми корреспондируется данная хозяйственная операция. Контировка чаще всего проставляется на бланках первичных документов, где для этого отведены специальные графы, например, в приходно-кассовом ордере по форме КО-1. Правильное отражение корреспондирующего счета является важным моментом, так как помогает получить достоверную информацию о хозяйственной операции.
Особенности таксировки
Таксировка бухгалтерских бумаг представляет собой определение стоимости операций в бумагах, в которых содержатся только натуральные значения. Специалисту нужно установить стоимость операции, когда прописано количественное значение. Говоря простым языком, бухгалтеру нужно умножить число продукции, работ и услуг на их стоимость.
Таксировка обычно актуальна в том случае, если бухгалтерские документы заполняются комплексным методом: от руки и через компьютер. Под таксировкой понимается также автоматическое установление стоимости продукции. Происходит это следующим образом:
- Занесение количественных сведений в бухгалтерскую программу.
- ПК автоматически находит их цену.
- Автоматически производится умножение.
ВАЖНО! Как правило, в бухгалтерских документах прописываются натуральные значения. Их необходимо перевести в денежный показатель.
Что такое первичная документация в бухгалтерии
Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.
Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.
Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.
Таксировка бухгалтерских документов
Означает выявление денежной стоимости хозяйственной операции, когда указан количественный показатель. Проще говоря, таксировка бухгалтерских документов – это умножение количества товара, работ, услуг на их цену. В хозяйственной деятельности данная процедура чаще всего используется, когда мы заполняем документ частично на компьютере, частично – письменно от руки. Также таксировкой можно назвать автоматическое определение стоимости товаров, когда мы заносим количественные данные в бухгалтерскую программу, и компьютер по имеющимся у него данным автоматически определяет их цену.
Таксировка может проводиться любым работником предприятия: бухгалтером, оператором или существует специальная должность — таксировщик. Таксировка используется в различных документах, например, в путевых листах, имеется раздел «Таксировка», он заполняется бухгалтером по данным предыдущих разделов. По исчисленным данным бухгалтер начисляет заработную плату водителю и списывает израсходованный бензин. В товарно-транспортной накладной в разделе «Таксировка» рассчитывается стоимость транспортных услуг. В инвентаризационной описи встречается таксировка, на последнем листе ставится отметка о проверке цен, таксировки и подсчитываются итоги. Далее проставляются подписи всех лиц, производящих проверку, в том числе членов инвентаризационной комиссии и ответственных за имущество лиц.
Проверка проводится по трем направлениям:
Формальная Проверка по существу .
Арифметическая
Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Проставление расценки в документах носит название таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).
Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов.
Все папки, которые находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. В списке дел указываются:
– индекс дела (номера папок);– наименование дела (заголовок);
– количество дел в папке– срок хранения и номер папки по перечню;
– примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.
После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год
ТЕМА 15. ТАКСИРОВКА РЕЦЕПТОВ
Рецепт, поступивший в аптеку, проверяется фармацевтом на правильность оформления и определяется фармацевтом его розничная цена, т.е. осуществляется таксировка рецепта.
Розничная цена на экстемпоральные лекарственные формы и ВАЗ складывается:
— из стоимости исходных ингредиентов,
— стоимости аптечной посуды,
— тарифа на изготовление лекарственного средства.
Аптеке при определении розничной цены экстемпоральной лекарственной формы необходимо учитывать сумму постоянных и дополнительных затрат для получения нормальной прибыли.
Аптеке предоставлено право на изготовление и фасовку лекарственных средств для юридических лиц.
Тарифыдолжны быть утверждены приказом по аптеке. В основу тарифов положены следующие затраты:
— затраты времени на отдельные операции по изготовлению, контролю, фасовке и отпуску экстемпоральных лекарственных форм;
— стоимость одной минуты рабочего времени, рассчитаны с учетом средней ЗП.
Rp: Atropini sulfatis 0.001 — 1 руб.
Analgini 1.0 — 100 руб.
Aq. Purificatae 200 ml — 4 руб.
D.S. По 1 дес. ложке 2 раза в день
1,0 – 1000 руб. — атропин
1,0 — 100 руб. – анальгин
Итого: 216,10 руб.
При таксировке рецепта взимается стоимость за ингредиенты, воду очищенную, стоимость флакона, стоимость пробки и этикетки, металлического колпачка (в случае изготовления стерильных растворов), тариф за взвешивание ядовитых веществ, а также тариф за изготовление.
ТЕМА 16. ОТПУСК ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ, ИЗГОТОВЛЕННЫХ В АПТЕКЕ
Лекция №1. Организация рабочего места по приёму рецептов и отпуску лекарств. Основные обязанности фармацевта по приему рецептов и отпуску лекарств. Регистрация рецептов. Виды регистрации: квитанционный, чековый, жетонный.
Деятельность аптеки по изготовлению ЛС характеризуется:
—Разнообразием прописей ЛС по составу.
— Сложностью состава изготовляемых ЛС.
— Относительной неустойчивостью изготовленных ЛС (короткий срок годности).
— Совмещением изготовления разных по составу ЛС на одном рабочем месте.
— Высокими затратами и низкой рентабельностью изготовления.
Производственные аптеки в настоящее время закрываются, в том числе и РПО больничных аптек в виду низкой рентабельности (не прибыльности).
В теории менеджмента виды деятельности, в процессе которых производятся товары и услуги, поставляемые организацией во внешнюю среду, называются производственной функцией.
Основной деятельностью аптечной организации является обеспечение население ЛС, сюда относятся вопросы назначения лекарственных средств, приема рецептов, изготовление лекарств по рецептам врачей, внутриаптечного контроля, их качества, правила отпуска лекарственных средств.
Для выполнения функций приема рецептов, изготовления лекарств по рецептам врачей и требованиям МО, контроля их качества, а также отпуска готовых лекарственных средств в аптеках создаются рецептурно-производственные отделы (РПО). Для приема рецептов и отпуска готовых лекарственных средств в аптеках создаются отделы готовых лекарственных форм. В некоторых аптеках создаются один отдел, который совмещает два отдела (ОГЛФ и РПО). Руководство отделами осуществляют заведующие отделами и их заместители. В штате РПО предусмотрены должности провизоров и фармацевтов. Провизорские должности выделяются:
— для приема рецептов и требований на лекарственные средства индивидуального изготовления, осуществление контроля, качества изготовленных лекарств, отпуска лекарств и изготовления внутриаптечной заготовки (ВАЗ).
— для приема рецептов и отпуска готовых лекарственных средств.
— для проведения полного контроля качества изготовляемых в аптеке лекарств и внутриаптечной заготовки.
Должности фармацевта в РПО выделяются для изготовления лекарств по рецептам врачей и требованиям ЛПУ. Кроме фармацевтического персонала в РПО должны быть предусмотрены должности вспомогательного персонала: фасовщиков и санитарок мойщиц.
Оборудование и оснащение рабочих мест в РПО зависит от объема работы аптеки. В аптеках с большим объемом работы рекомендуется организация двух, одинаково оборудованных рабочих мест в торговом зале:
— для приема рецептов на лекарственные средства индивидуального изготовления;
— для отпуска изготовленных лекарственных средств.
На рабочем месте по приему рецептов и отпуску лекарств устанавливается типовое оборудование, которое изолировано от посетителей, хотя современное оборудование не всегда предусматривает эту изоляцию. Рабочее место провизора технолога (рецептара) оборудуется секционным столом, шкафами для хранения лекарственных средств, вертушками для изготовленных лекарственных средств, холодильников для хранения термолобильных лекарственных средств, сейфом для хранения НС и ПВ, а также компьютером.
На рабочем месте необходимо иметь справочную литературу:
— таблицы ВРД и ВСД;
— таблицы по совместимости ЛС;
— справочники синонимов ЛС;
— таблицы цент и тарифы на изготовления ЛС;
— журнал учета неправильно выписанных рецептов;
На рабочем месте по приему рецептов и отпуску ЛС фармацевт должен руководствоваться:
— ФЗ №61 «Об обращении ЛС»;
— «О защите прав потребителей»;
— перечень НС и ПВ, иных ЛС, подлежащих ПКУ;
— НТД (нормативно технологическую документацию) МЗ РФ (приказы);
— этический кодекс фармацевта.
Аптечный работник при приеме лекарственного средства должен провести фармацевтическую экспертизу полученного рецепта по правильности выписывания ЛС.
Названия НС и ПВ и ядовитых веществ пишутся в начале рецепта на латинском языке, а затем указываются ЛС общего списка. Количество жидких веществ указывается в мл, г или каплях, а все остальные вещества указываются в г.
Совместное применение двух и более лекарственных средств может сопровождаться их взаимодействием, которое способно усиливать или ослаблять терапевтических эффект. Известны случаи физической и химической несовместимости ЛС. В данных случаях необходимо произвести замену одной лекарственной формы – другой, или согласовать с врачом, выписавшим рецепт способ избегания этой ситуации.
При оценке лекарственной прописи фармацевт должен проверить ВРД и ВСД с учетом возраста больного. В случае, если выписано НС и ПВ, а также препараты бывшего списка Б в дохе, превышающий высший однократный прием, врач должен написать дозу этого вещества прописью и поставить восклицательный знак. В случае выписывания врачом НС, ПВ, а также ЛС, превышающий высший однократный прием, без должного оформления рецепта, фармацевт обязан отпустить данное лекарственное средство в половине той дозы, которая установлена как ВРД.
Отпуск лекарственных средств производится в количествах, не превышающих предельно допустимых норм. Рецепт, не отвечающий хотя бы одному из перечисленных требований или содержащий несовместимые лекарственные вещества, считается недействительным, все неправильно выписанные рецепты остаются в аптеке, погашаются штампом «Рецепт не действителен» и регистрируются в журнале неправильно выписанных рецептов. Информация о неправильно выписанных рецептах передается руководителю ЛПУ для принятия мер дисциплинарного воздействия к работникам, нарушающих правило выписывания рецептов.
Лечащий врач, а также фармацевтические работники несут ответственность в соответствии с законодательством РФ, за необоснованно и неправильно выписанные рецепта, а также нанесение вреда здоровью.
Ответы по результатам тестирования для программированного контроля
| Номер и название главы | Номер вопроса | Номер правильного ответа |
|---|---|---|
| Глава 7. Организация первичного наблюдения и документация | 1 | 2 |
| 2 | 2, 3 | |
| 3 | 1, 2 | |
| 4 | 1 | |
| 5 | 3 | |
| 6 | 4 | |
| 7 | 1 | |
| 8 | 3 | |
| 9 | 3 | |
| 10 | 3 | |
| 11 | 1 | |
| 12 | 3 | |
| 13 | 2 | |
| 14 | 3 | |
| 15 | 2 | |
| 16 | 3 |
Порядок таксировки бухгалтерских документов
После положительной проверки документ подвергается обработке по следующим направлениям:
Таксировка бухгалтерских документов – это установление денежной стоимости хозяйственных операций в документах, где указаны только натуральные показатели, и требуется определить стоимость.
Группировка — объединение документов по определенным признакам за конкретный период. Например, операции по приходу и расходу из кассы денежных средств каждый день группируются и заносятся в отчет кассира.
Контировка (проставление корреспонденции счетов) — это проставление в документах счетов, с которыми корреспондируется данная хозяйственная операция. Контировка чаще всего проставляется на бланках первичных документов, где для этого отведены специальные графы, например, в приходно-кассовом ордере по форме КО-1. Правильное отражение корреспондирующего счета является важным моментом, так как помогает получить достоверную информацию о хозяйственной операции.
Таксировка бухгалтерских бумаг представляет собой определение стоимости операций в бумагах, в которых содержатся только натуральные значения. Специалисту нужно установить стоимость операции, когда прописано количественное значение. Говоря простым языком, бухгалтеру нужно умножить число продукции, работ и услуг на их стоимость.
Таксировка обычно актуальна в том случае, если бухгалтерские документы заполняются комплексным методом: от руки и через компьютер. Под таксировкой понимается также автоматическое установление стоимости продукции. Происходит это следующим образом:
- Занесение количественных сведений в бухгалтерскую программу.
- ПК автоматически находит их цену.
- Автоматически производится умножение.
ВАЖНО! Как правило, в бухгалтерских документах прописываются натуральные значения. Их необходимо перевести в денежный показатель.
К СВЕДЕНИЮ! Рассматриваемый метод актуален для различных документов. К примеру, это может быть путевый лист. В нем есть раздел с соответствующим наименованием. Заполняется он бухгалтером по информации из предыдущих разделов. На основании исчисленных данных начисляется зарплата водителю, а также списывается бензин, который был израсходован в ходе поездки. Также определяется стоимость транспортных услуг. В завершении проверки нужно поставить отметку о проведении таксировки, а также проставить подписи.
Понятие таксировки раскрывается в конкретных направлениях деятельности. К примеру, это перевозки. Тариф за данную услугу устанавливается на основании протаксированной платы. Она представляет собой установление платы за перевозку пассажира.
Таксировка проводится на основании установленных тарифов за 1 километр или 1 тонну. Подразделяется она на эти виды:
- Предварительная таксировка документов, входящих в план текущих отправок.
- Таксировка корешков ведомостей в случае, если не проводились предварительные подсчеты.
При таксировке нужно оформить квитанцию дорожной ведомости. Последняя отправляется владельцу груза.
Что означает таксировка бухгалтерских документов?
Иногда возможны ситуации, когда на выставленных контрагентам документах нет их подписи. Как быть в этом случае?
Есть Рекомендации № З-113/2020-КпР от Бухгалтерского методологического центра (субъекта негосударственного регулирования бухучета в пределах компетенций по ст. 24 Закона № 402-ФЗ). В них указывается, что Законом № 402-ФЗ допускается возможность, при которой первичные документы не подписываются несколькими лицами. Эти подписи со стороны партнера не являются обязательными реквизитами в соответствии с данным законом.
Кроме того, в законе установлены обязательные реквизиты, но не определены конкретные виды документов, которые должны использоваться хозяйствующим субъектом для оформления факта деятельности.
На основании данных положений Центр считает, что компания имеет право оформлять и подписывать первичный документ, отражающий факт деятельности, без участия других сторон.
Однако нужно различать хозяйственные документы (товарные накладные, акты приема-передачи имущества и т.д.) и первичные документы. Хозяйственные документы не считаются по умолчанию первичными, и их роль — предоставление информации для ее отражения в первичном документе. Однако субъект может применять хозяйственные документы как первичные, чтобы оформлять факты хозяйственной деятельности, но только если они соответствуют требованиям Закона № 402-ФЗ.
Программа не позволяет указывать сотрудника, который несет ответственность за проведение сделки с конкретным партнером или по определенному договору, в документах на поступление или реализацию. Но в 1С можно настроить дополнительные свойства для определенных объектов. К примеру, пользователь может добавить реквизит «Менеджер» через справочник «Контрагенты». В нем есть возможность поставить ответственного сотрудника в карточке самого контрагента, а потом эти сведения использовать для формирования отчетов по полученным или выданным документам.
Для настройки нужно зайти в раздел «Администрирование», затем по гиперссылке в «Общие настройки», далее в одноименную форму, развернуть группировку «Дополнительные реквизиты и сведения». И затем там поставить флажок.
Когда пользователь привяжет к каждому контрагенту конкретного ответственного сотрудника, можно создавать отчеты по проблемной первичной документации. К примеру, этот момент относится к документам, по которым не поступили оригиналы или которые оформлены с нарушением требований законодательства. В сформированном отчете будут указываться сотрудники, которые несут ответственность за работу с конкретным контрагентом.
Чтобы создать список, нужно зайти в перечень документов на поступление через раздел «Покупки», потом «Поступление (акты, накладные, УПД)». Далее нужно нажать команду «Еще» и затем «Настроить список».
Когда откроется форма настроек, во вкладке «Отбор» пользователь ставит отбор по документам, по которым нет оригиналов:
- левая часть — выбирается графа «Оригинал» и нажимается кнопка «Выбрать»;
- правая часть — в появившейся строке в графе «Вид сравнения» ставится значение «Равно», в графе «Значение» указывается «Нет».
Во вкладке «Группировка» с левой стороны формы нужно в доступных полях выбрать графу «Контрагент», раскрыть реквизиты через щелчок мышью по пиктограмме «+», а далее выбрать реквизит «Менеджер». При нажатии кнопки «Завершить редактирование» производится возврат в перечень документов на поступление. И в этом случае список группируется по контрагентам, по которым нет оригиналов первички.
Для сохранения этих настроек нужно выбрать команду «Еще», а потом — «Сохранить настройки».
Для печати отчета выделяется любая строка с документом на поступление и нажимается кнопка «Печать» и далее «Реестр документов».
Важно! Команда на печать не выполняется, если выделять строку с дополнительным реквизитом (менеджером).
Список документов на поступление, по которым нет оригиналов, сформируется с даты документа, который пользователь выделил курсором. Интервал заполнения отчета можно поменять в командной строке. Дополнительно произвести настройку печатной формы отчета можно при нажатии «Показать настройки».
В настройках во вкладке «Оформление» устанавливаются флажки по требуемым показателям. Именно они будут указаны в печатной форме отчете. Создать ее можно по кнопке «Сформировать».
Первичные учетные документы организации создаются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, в крайних случаях – сразу после ее завершения. Например, договоры, приходники, акты и т.п.
Первичные документы делятся на две большие группы: внутренние документы и внешние.
- Внутренние документы создаются для отражения внутренних операций. Составляются на предприятии. К ним относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. п.
- Внешние документы приходят на предприятие уже оформленные. Составляются за пределами организации. К ним относятся счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т.п.
Три этапа прохождения документации:
- Заведение первичной документации.
- Перенос сведений из первичных документов в учетные регистры.
- Подготовка отчетности по данным учетных регистров.
Сегодня электронный документооборот уже не диковинка, темпы его проникновения впечатляют. По данным исследования проекта TADVISER, объем потраченных средств российскими компаниями на внедрение систем ЭДО (электронного документооборота) увеличился с 25 млрд. руб. в 2012 году до почти 42 млрд. руб. в 2016 году. И данный рост продолжается с завидной динамикой. Компании используют не только электронную отчетность, но и двигаются дальше, переводя и первичные документы в электронный формат.
Электронный документооборот отличается от бумажного тем, что все документы в нем оцифрованы и подписываются электронной подписью. ЭДО позволяет систематизировать работу с документацией, как внутренней, так и внешней. Например, обмен электронными счетами-фактурами с контрагентами позволяет существенно сократить затраты на документооборот, в десятки раз ускоряет процедуру оформления сделок и облегчает жизнь сразу нескольким структурам предприятия, высвобождая ресурсы на задачи с наибольшим КПД.
Согласно 29 статьи №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская и финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению компанией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.